摘要：組織建設(shè)、制度落實(shí)是抓好工程檔案的基礎(chǔ)；檔案管理與工程管理同步，有的放矢地做好工程檔案事前、事中、事后控制。追蹤做好檔案收集工作，以過(guò)程管理為重點(diǎn)，把“創(chuàng)精品工程、建精品檔案”為目標(biāo)，通過(guò)開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作。
關(guān)鍵詞：家具工程；工程檔案；檔案管理
中圖分類號(hào)：F407 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）24-0140-02
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛增長(zhǎng)，社會(huì)對(duì)家具的需求不斷提高，家具供需形勢(shì)緊張，家具工程建設(shè)進(jìn)入了前所未有的大發(fā)展階段。基建工程在建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成各種各樣的文件材料，有建設(shè)前期文件、工程管理、施工記錄、竣工驗(yàn)收及監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)備材料等。這些竣工檔案是基建工程的書面結(jié)晶，竣工圖的編制和竣工材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)除了保證能如實(shí)反映工程的本來(lái)面貌外，更為重要的是為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、維修、擴(kuò)建、改建工程提供可靠的依據(jù)，具有重要的利用價(jià)值。因此，認(rèn)真做好檔案管理工作是非常重要的。
1 組織、制度落實(shí)是抓好工程檔案的基礎(chǔ)
建立、健全必要的與工程建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和行之有效的規(guī)章制度，是確保工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確的組織保證和管理依據(jù)。根據(jù)家具公司檔案現(xiàn)有管理制度和管理方式，對(duì)健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)、落實(shí)檔案人員參加重大基建活動(dòng)制度、完善檔案培訓(xùn)工作制度、強(qiáng)化檔案管理工作考核提出了具體的要求，進(jìn)一步理順了工程檔案歸檔的流程，明確了檔案管理要求和各部門專兼職檔案員職責(zé)。
1.1 明確分工和任務(wù)
每年初，家具公司辦公室根據(jù)年度基建項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，將各家具建設(shè)項(xiàng)目的歸檔任務(wù)分別落實(shí)到各位檔案員，要求檔案員跨前一步，提前介入，積極主動(dòng)做好檔案的超前管理。家具公司檔案人員平時(shí)通過(guò)參加基建工作會(huì)議、基建月度工作例會(huì)、工程竣工驗(yàn)收及家具公司網(wǎng)站的有關(guān)信息，及時(shí)了解相關(guān)工程竣工投運(yùn)情況信息，跟蹤做好檔案管理工作，對(duì)基建工程檔案進(jìn)行超前管理。在工程建設(shè)初期，主動(dòng)與工程主管部門聯(lián)系，到工地現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各參建單位進(jìn)行檔案工作交底，明確土建、電氣安裝施工單位、監(jiān)理等單位檔案歸檔范圍、檔案材料形成的質(zhì)量要求，做好工程檔案事前、事中、事后控制，與工程同步做好檔案管理工作。
1.2 梳理界面和流程
根據(jù)“三集五大”體系建設(shè)完善提升要求，家具公司就家具建設(shè)項(xiàng)目歸檔流程進(jìn)行多次研討，明確了各項(xiàng)檔案材料的流向、提供部門與接收部門的職責(zé)、市縣家具公司的界面，并以會(huì)議紀(jì)要的形式發(fā)布，對(duì)各項(xiàng)交圈地帶、空白地帶進(jìn)行了明確，對(duì)薄弱地帶（如電子化歸檔）等進(jìn)行了強(qiáng)化，有效化解了職責(zé)不清引發(fā)的矛盾，促進(jìn)了歸檔質(zhì)量的大幅提升，實(shí)現(xiàn)家具公司檔案電子化率從2012年初的59%提升到2012年末的73%。
1.3 注重過(guò)程控制
家具公司建立家具建設(shè)項(xiàng)目歸檔周通報(bào)制度，內(nèi)容涵蓋主網(wǎng)、配網(wǎng)、農(nóng)網(wǎng)各建設(shè)項(xiàng)目，發(fā)送對(duì)象既包括工程主管部門，也包括各參建單位和收口單位（如竣工決算部門），同時(shí)抄報(bào)家具公司分管領(lǐng)導(dǎo)，動(dòng)態(tài)通報(bào)工程檔案催收、整理及歸檔情況，并將歸檔工作納入績(jī)效考核。極大地促進(jìn)了歸檔的及時(shí)性，有效防范了歸檔“積重難返”的現(xiàn)象。尤其是通過(guò)歷時(shí)半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目電子化歸檔遺留項(xiàng)目。
1.4 強(qiáng)化培訓(xùn)與交流
為促進(jìn)歸檔質(zhì)量的提高，家具公司辦公室會(huì)同基建部門舉辦了工程項(xiàng)目及檔案管理培訓(xùn)，組織各參建單位參加。同時(shí)，為促進(jìn)內(nèi)部組卷質(zhì)量的提高，家具公司辦公室組織檔案互查，從各檔案員分管的工程中隨機(jī)抽取一個(gè)項(xiàng)目，組織大家會(huì)審，指出其中的優(yōu)缺點(diǎn)，一方面促進(jìn)了工程檔案查漏補(bǔ)缺，另一方面對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)能力、工作責(zé)任心起到了極大的促動(dòng)作用。
2 根據(jù)家具建設(shè)工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，與工程同步做好檔案管理工作
從實(shí)際情況看，供電家具企業(yè)家具建設(shè)是比較復(fù)雜的。它分變電、線路工程。其中變電工程中包括土建、水電、裝飾、電氣設(shè)備安裝、調(diào)試、消防系統(tǒng)、防火封堵、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，從項(xiàng)目可研立項(xiàng)開始到工程竣工驗(yàn)收投運(yùn)，檔案管理人員首先了解家具建設(shè)工程的概況、建設(shè)規(guī)模，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案材料，對(duì)每種材料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，有的放矢地做好以下工作：
2.1 做好工程檔案事前、事中、事后控制
電壓等級(jí)高的家具工程建設(shè)工期往往是跨年度工程，檔案人員要提前介入，與工程同步做好檔案管理工作。在與施工單位簽訂合同時(shí)，就應(yīng)把檔案的要求作為合同的附加條款列入。在施工單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，就應(yīng)對(duì)它們進(jìn)行檔案內(nèi)容技術(shù)交底。并抓住到施工現(xiàn)場(chǎng)階段驗(yàn)收的機(jī)會(huì)，及時(shí)了解情況，與各參建單位的檔案人員交流，對(duì)各施工單位形成的施工記錄、原材料質(zhì)保書、測(cè)試報(bào)告等檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋到施工單位，使最終移交到檔案室的竣工檔案符合檔案歸檔質(zhì)量要求。
2.2 追蹤指導(dǎo)收集
這種方法適用于工程周期短的，形成檔案材料快的技改工程。檔案人員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，主動(dòng)與職能部門詢問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案材料。這種方法收集速度快，檔案材料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。
2.3 強(qiáng)制性收集
在與各參建單位簽訂合同時(shí)，把檔案質(zhì)量要求及移交份數(shù)作出明確規(guī)定，將合同費(fèi)用的5%金額作為檔案材料押金，直到工程完工，各單位將完整的符合檔案質(zhì)量要求的檔案材料移交給檔案部門后并符合要求才可拿回這筆押金。這種方法具有—定的約束力。可以保證檔案材料不會(huì)由于人為因素而流失，盡量避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。
3 以過(guò)程管理為重點(diǎn)，以“創(chuàng)精品工程、建精品檔案”為目標(biāo)
家具工程建設(shè)檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，它在工程的發(fā)展中環(huán)環(huán)相扣，段段相連，步步延伸，逐漸形成。由于檔案具有歷史性、真實(shí)性的特征，在每一個(gè)環(huán)節(jié)所形成的檔案材料的質(zhì)量，反映了工程管理水平和質(zhì)量，最終決定了整個(gè)工程檔案的質(zhì)量。因此，對(duì)于工程檔案，過(guò)程就是結(jié)果，過(guò)程就是質(zhì)量。我們要?jiǎng)?chuàng)精品工程，就要抓好源頭，要把抓好檔案形成過(guò)程作為工程檔案管理的工作重點(diǎn)，以創(chuàng)精品工程、出精品檔案為工作目標(biāo)，一著不讓，一絲不茍地開展檔案管理工作。要樹立“創(chuàng)精品工程、建精品檔案”的意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，要樹立品牌意識(shí)，力爭(zhēng)創(chuàng)名牌、確保出精品。為實(shí)現(xiàn)工程檔案的每一個(gè)數(shù)據(jù)無(wú)可置疑，每一張圖紙無(wú)可挑剔，每一卷案卷無(wú)懈可擊的目標(biāo)而努力奮斗。
4 通過(guò)開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
家具工程檔案是工程建設(shè)重要的組成部分，是工程管理水平的反映。檔案收集是否完整、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，分類是否科學(xué)，整理組卷是否合理，排列是否有序，檢索是否快速就顯得十分重要。檔案人員通過(guò)對(duì)工程檔案的收集、整理歸檔工作，對(duì)工程概況、建設(shè)規(guī)模、批準(zhǔn)概算、工程開、竣工日期以及檔案整理歸檔情況了解，編寫工程檔案案卷編制說(shuō)明，能將檔案信息及時(shí)提供給利用者。數(shù)字檔案館為檔案實(shí)現(xiàn)全息歸檔、資源共享創(chuàng)造了條件，隨時(shí)為利用者提供全息檔案的服務(wù)。每當(dāng)利用者從檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室移交文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
作者簡(jiǎn)介：丁秋影，女，江蘇省家具家具公司常州供電家具公司員工，研究方向：檔案管理。
關(guān)鍵詞：家具工程；工程檔案；檔案管理
中圖分類號(hào)：F407 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-2374（2013）24-0140-02
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迅猛增長(zhǎng)，社會(huì)對(duì)家具的需求不斷提高，家具供需形勢(shì)緊張，家具工程建設(shè)進(jìn)入了前所未有的大發(fā)展階段。基建工程在建設(shè)過(guò)程中會(huì)形成各種各樣的文件材料，有建設(shè)前期文件、工程管理、施工記錄、竣工驗(yàn)收及監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)備材料等。這些竣工檔案是基建工程的書面結(jié)晶，竣工圖的編制和竣工材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)除了保證能如實(shí)反映工程的本來(lái)面貌外，更為重要的是為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、維修、擴(kuò)建、改建工程提供可靠的依據(jù)，具有重要的利用價(jià)值。因此，認(rèn)真做好檔案管理工作是非常重要的。
1 組織、制度落實(shí)是抓好工程檔案的基礎(chǔ)
建立、健全必要的與工程建設(shè)相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)和行之有效的規(guī)章制度，是確保工程檔案齊全、完整、準(zhǔn)確的組織保證和管理依據(jù)。根據(jù)家具公司檔案現(xiàn)有管理制度和管理方式，對(duì)健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)、落實(shí)檔案人員參加重大基建活動(dòng)制度、完善檔案培訓(xùn)工作制度、強(qiáng)化檔案管理工作考核提出了具體的要求，進(jìn)一步理順了工程檔案歸檔的流程，明確了檔案管理要求和各部門專兼職檔案員職責(zé)。
1.1 明確分工和任務(wù)
每年初，家具公司辦公室根據(jù)年度基建項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃，將各家具建設(shè)項(xiàng)目的歸檔任務(wù)分別落實(shí)到各位檔案員，要求檔案員跨前一步，提前介入，積極主動(dòng)做好檔案的超前管理。家具公司檔案人員平時(shí)通過(guò)參加基建工作會(huì)議、基建月度工作例會(huì)、工程竣工驗(yàn)收及家具公司網(wǎng)站的有關(guān)信息，及時(shí)了解相關(guān)工程竣工投運(yùn)情況信息，跟蹤做好檔案管理工作，對(duì)基建工程檔案進(jìn)行超前管理。在工程建設(shè)初期，主動(dòng)與工程主管部門聯(lián)系，到工地現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)各參建單位進(jìn)行檔案工作交底，明確土建、電氣安裝施工單位、監(jiān)理等單位檔案歸檔范圍、檔案材料形成的質(zhì)量要求，做好工程檔案事前、事中、事后控制，與工程同步做好檔案管理工作。
1.2 梳理界面和流程
根據(jù)“三集五大”體系建設(shè)完善提升要求，家具公司就家具建設(shè)項(xiàng)目歸檔流程進(jìn)行多次研討，明確了各項(xiàng)檔案材料的流向、提供部門與接收部門的職責(zé)、市縣家具公司的界面，并以會(huì)議紀(jì)要的形式發(fā)布，對(duì)各項(xiàng)交圈地帶、空白地帶進(jìn)行了明確，對(duì)薄弱地帶（如電子化歸檔）等進(jìn)行了強(qiáng)化，有效化解了職責(zé)不清引發(fā)的矛盾，促進(jìn)了歸檔質(zhì)量的大幅提升，實(shí)現(xiàn)家具公司檔案電子化率從2012年初的59%提升到2012年末的73%。
1.3 注重過(guò)程控制
家具公司建立家具建設(shè)項(xiàng)目歸檔周通報(bào)制度，內(nèi)容涵蓋主網(wǎng)、配網(wǎng)、農(nóng)網(wǎng)各建設(shè)項(xiàng)目，發(fā)送對(duì)象既包括工程主管部門，也包括各參建單位和收口單位（如竣工決算部門），同時(shí)抄報(bào)家具公司分管領(lǐng)導(dǎo)，動(dòng)態(tài)通報(bào)工程檔案催收、整理及歸檔情況，并將歸檔工作納入績(jī)效考核。極大地促進(jìn)了歸檔的及時(shí)性，有效防范了歸檔“積重難返”的現(xiàn)象。尤其是通過(guò)歷時(shí)半年的清欠，全面完成了2010～2012年三年配農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目電子化歸檔遺留項(xiàng)目。
1.4 強(qiáng)化培訓(xùn)與交流
為促進(jìn)歸檔質(zhì)量的提高，家具公司辦公室會(huì)同基建部門舉辦了工程項(xiàng)目及檔案管理培訓(xùn)，組織各參建單位參加。同時(shí)，為促進(jìn)內(nèi)部組卷質(zhì)量的提高，家具公司辦公室組織檔案互查，從各檔案員分管的工程中隨機(jī)抽取一個(gè)項(xiàng)目，組織大家會(huì)審，指出其中的優(yōu)缺點(diǎn)，一方面促進(jìn)了工程檔案查漏補(bǔ)缺，另一方面對(duì)檔案員的業(yè)務(wù)能力、工作責(zé)任心起到了極大的促動(dòng)作用。
2 根據(jù)家具建設(shè)工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，與工程同步做好檔案管理工作
從實(shí)際情況看，供電家具企業(yè)家具建設(shè)是比較復(fù)雜的。它分變電、線路工程。其中變電工程中包括土建、水電、裝飾、電氣設(shè)備安裝、調(diào)試、消防系統(tǒng)、防火封堵、視頻監(jiān)控系統(tǒng)等，從項(xiàng)目可研立項(xiàng)開始到工程竣工驗(yàn)收投運(yùn)，檔案管理人員首先了解家具建設(shè)工程的概況、建設(shè)規(guī)模，掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案材料，對(duì)每種材料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此基礎(chǔ)上，有的放矢地做好以下工作：
2.1 做好工程檔案事前、事中、事后控制
電壓等級(jí)高的家具工程建設(shè)工期往往是跨年度工程，檔案人員要提前介入，與工程同步做好檔案管理工作。在與施工單位簽訂合同時(shí)，就應(yīng)把檔案的要求作為合同的附加條款列入。在施工單位進(jìn)場(chǎng)時(shí)，就應(yīng)對(duì)它們進(jìn)行檔案內(nèi)容技術(shù)交底。并抓住到施工現(xiàn)場(chǎng)階段驗(yàn)收的機(jī)會(huì)，及時(shí)了解情況，與各參建單位的檔案人員交流，對(duì)各施工單位形成的施工記錄、原材料質(zhì)保書、測(cè)試報(bào)告等檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核把關(guān)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)反饋到施工單位，使最終移交到檔案室的竣工檔案符合檔案歸檔質(zhì)量要求。
2.2 追蹤指導(dǎo)收集
這種方法適用于工程周期短的，形成檔案材料快的技改工程。檔案人員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃，主動(dòng)與職能部門詢問(wèn)和了解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對(duì)性地收集檔案材料。這種方法收集速度快，檔案材料齊全，質(zhì)量也比較高，但花費(fèi)的人力、物力較大。
2.3 強(qiáng)制性收集
在與各參建單位簽訂合同時(shí)，把檔案質(zhì)量要求及移交份數(shù)作出明確規(guī)定，將合同費(fèi)用的5%金額作為檔案材料押金，直到工程完工，各單位將完整的符合檔案質(zhì)量要求的檔案材料移交給檔案部門后并符合要求才可拿回這筆押金。這種方法具有—定的約束力。可以保證檔案材料不會(huì)由于人為因素而流失，盡量避免檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完整性。
3 以過(guò)程管理為重點(diǎn)，以“創(chuàng)精品工程、建精品檔案”為目標(biāo)
家具工程建設(shè)檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，它在工程的發(fā)展中環(huán)環(huán)相扣，段段相連，步步延伸，逐漸形成。由于檔案具有歷史性、真實(shí)性的特征，在每一個(gè)環(huán)節(jié)所形成的檔案材料的質(zhì)量，反映了工程管理水平和質(zhì)量，最終決定了整個(gè)工程檔案的質(zhì)量。因此，對(duì)于工程檔案，過(guò)程就是結(jié)果，過(guò)程就是質(zhì)量。我們要?jiǎng)?chuàng)精品工程，就要抓好源頭，要把抓好檔案形成過(guò)程作為工程檔案管理的工作重點(diǎn)，以創(chuàng)精品工程、出精品檔案為工作目標(biāo)，一著不讓，一絲不茍地開展檔案管理工作。要樹立“創(chuàng)精品工程、建精品檔案”的意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，要樹立品牌意識(shí)，力爭(zhēng)創(chuàng)名牌、確保出精品。為實(shí)現(xiàn)工程檔案的每一個(gè)數(shù)據(jù)無(wú)可置疑，每一張圖紙無(wú)可挑剔，每一卷案卷無(wú)懈可擊的目標(biāo)而努力奮斗。
4 通過(guò)開發(fā)利用檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作
家具工程檔案是工程建設(shè)重要的組成部分，是工程管理水平的反映。檔案收集是否完整、齊全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，分類是否科學(xué)，整理組卷是否合理，排列是否有序，檢索是否快速就顯得十分重要。檔案人員通過(guò)對(duì)工程檔案的收集、整理歸檔工作，對(duì)工程概況、建設(shè)規(guī)模、批準(zhǔn)概算、工程開、竣工日期以及檔案整理歸檔情況了解，編寫工程檔案案卷編制說(shuō)明，能將檔案信息及時(shí)提供給利用者。數(shù)字檔案館為檔案實(shí)現(xiàn)全息歸檔、資源共享創(chuàng)造了條件，隨時(shí)為利用者提供全息檔案的服務(wù)。每當(dāng)利用者從檔案中獲得信息時(shí)，他們都會(huì)更積極主動(dòng)地向檔案室移交文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺(tái)階。
作者簡(jiǎn)介：丁秋影，女，江蘇省家具家具公司常州供電家具公司員工，研究方向：檔案管理。
