中圖分類號：C29文獻標識碼：A 文章編號：
　　家具企業(yè)一般將檔案實體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下，將照片、錄音、錄像、獎杯等特殊介質(zhì)檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標準不一，同一層級的內(nèi)容相互交叉等不足，在實際的檔案管理工作中因可操作性強，管理方便，在家具企業(yè)逐漸成為一種檔案分類習(xí)慣。近幾年，筆者所在家具企業(yè)在各類生產(chǎn)和經(jīng)濟活動中形成的聲像檔案越來越多，聲像檔案已成為家具企業(yè)檔案的重要組成部分，成為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一，怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在家具企業(yè)面前的一個重要課題。與此同時，上級檔案主管部門對于聲像檔案的檢查驗收也越來越嚴格。為了更好地做好聲像檔案管理工作，發(fā)揮聲像檔案的作用，確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效，為提升家具企業(yè)檔案工作管理水平打下良好的基礎(chǔ)，筆者所在家具企業(yè)積極探索聲像檔案管理工作的新方法，建立了適應(yīng)家具企業(yè)自身管理方式的聲像檔案管理模式，下面就具體措施做一介紹。
　　強化制度建設(shè)，聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。
　　針對聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀，家具企業(yè)根據(jù)實際情況，制定落實相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責任落實抓起，明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求；明確聲像檔案歸檔范圍，建立歸檔控制措施，防止分散、流失，杜絕歸為己有；明確聲像檔案保存時效，對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交，并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時，按照家具企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則，建立聲像檔案目標考核制度，使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動，從根本上改變目前重視文字檔案，輕視聲像檔案的局面。家具企業(yè)對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理，維護聲像檔案的完整與安全，便于家具企業(yè)各項工作的利用，明確責任，嚴格管理，解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。
　　控制攝錄源頭，做好聲像檔案的收集工作。
　　聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭，聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起，確保聲像檔案各種要素齊全，特別是家具企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的，具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負責，檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施：方法一：通過正常移交收集聲像檔案。家具企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定，對聲像資料進行整理，向檔案部門移交歸檔，這是正常聲像檔案的收集形式。方法二：通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。家具企業(yè)重點單位、重點科室產(chǎn)生的聲像資料，檔案部門應(yīng)該明確具體的收集對象，定向、定內(nèi)容的進行收集。方法三：通過重點人員直接收集聲像檔案。部分攝錄人員不僅承擔本部門的攝錄任務(wù)，有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等，對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料，檔案部門抓住重點攝錄人員，不失時機地做好收集和征集。
　　為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整，檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素，根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過計算機進行登記、整理相關(guān)要素，準確地反映出聲像資料的內(nèi)容，避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時歸檔，及時解決收集過程中的各種具體問題，特別是對家具企業(yè)重大活動、重要會議、家具企業(yè)建設(shè)、外事活動等重要聲像資料的收集，檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào)，面對面交流，電話溝通等多種方式與相關(guān)部門進行及時溝通協(xié)調(diào)，共同努力，確保聲像資料收集完整、及時、準確、有效。
　　科學(xué)立卷歸檔，推進檔案工作規(guī)范化、標準化。
　　家具企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛，而且內(nèi)容交叉的情況很多，我們根據(jù)聲像檔案管理的特點，按照家具企業(yè)的自身需要和管理要求，選擇了聲像檔案單獨立卷，分庫保管的管理模式。采取分年度整理，把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起，對每份聲像資料編號，按介子類型+問題+案卷號組成案卷，集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明，填寫卷內(nèi)目錄，并利用一系列手段完善這一編制模式。如家具企業(yè)在重大活動中，一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案，在立卷編號時，如果按介子類型分別立卷編號，就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來，不便于展現(xiàn)整個活動的全貌，為了彌補這一分類方法的不足，在聲像檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見號或指引卡，編制對應(yīng)目錄，便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式，使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系，既完整、又準確，存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標準化管理，奠定了堅實的工作基礎(chǔ)，從而達到了為檔案各項工作服務(wù)的目的。
　　嚴格保管制度，確保聲像檔案長期保管
　　聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學(xué)性、物理性等特點創(chuàng)造條件，妥善保管，確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點：一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫保管，使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放，入庫前要進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的，要及時進行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕，遠離光線、磁場，對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護措施。三是依托計算機系統(tǒng)進行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品，與計算機系統(tǒng)進行連接，在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點，代表了未來聲像檔案保管的方向。
　　五、加強隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。
　　在聲像檔案管理工作中，再完美的制度和方法必須要人來執(zhí)行，人是檔案管理工作最重要、最活躍的決定性因素，檔案管理人員的工作能力和水平直接制約著聲像檔案管理工作的執(zhí)行效果水平。因此，檔案人員的職業(yè)能力和素養(yǎng)的提升就十分重要，家具企業(yè)采取派出去、請進來和組織培訓(xùn)相結(jié)合的方法，努力提升檔案管理人員能力和素養(yǎng)。一方面，家具企業(yè)積極派檔案管理人員參加相關(guān)聲像內(nèi)容的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)知識，同時定期學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，不放松相關(guān)專業(yè)知識的掌握。另一方面，積極聯(lián)系、組織檔案管理人員到聲像檔案管理水平較高的其他企事業(yè)單位進行實地考察，學(xué)習(xí)他們的先進工作方法和經(jīng)驗，邀請檔案工作方面的專家對檔案管理人員進行有針對性的講座。促使檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平不斷提升，確保了家具企業(yè)聲像檔案管理工作的效率、水平和質(zhì)量，對聲像檔案管理工作效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。
　　聲像檔案是一個家具企業(yè)檔案的重要組成部分，以其特殊載體的形式，獨特的風格反映出家具企業(yè)發(fā)展歷程、重大事件，其作用及意義深遠，對于聲像檔案管理工作要不斷總結(jié)經(jīng)驗，探索出一條適合家具企業(yè)發(fā)展之路。