中圖分類號:C29文獻標識碼:A 文章編號:
家具企業(yè)一般將檔案實體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下,將照片、錄音、錄像、獎杯等特殊介質(zhì)檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標準不一,同一層級的內(nèi)容相互交叉等不足,在實際的檔案管理工作中因可操作性強,管理方便,在家具企業(yè)逐漸成為一種檔案分類習(xí)慣。近幾年,筆者所在家具企業(yè)在各類生產(chǎn)和經(jīng)濟活動中形成的聲像檔案越來越多,聲像檔案已成為家具企業(yè)檔案的重要組成部分,成為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一,怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在家具企業(yè)面前的一個重要課題。與此同時,上級檔案主管部門對于聲像檔案的檢查驗收也越來越嚴格。為了更好地做好聲像檔案管理工作,發(fā)揮聲像檔案的作用,確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效,為提升家具企業(yè)檔案工作管理水平打下良好的基礎(chǔ),筆者所在家具企業(yè)積極探索聲像檔案管理工作的新方法,建立了適應(yīng)家具企業(yè)自身管理方式的聲像檔案管理模式,下面就具體措施做一介紹。
強化制度建設(shè),聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。
針對聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀,家具企業(yè)根據(jù)實際情況,制定落實相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責任落實抓起,明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求;明確聲像檔案歸檔范圍,建立歸檔控制措施,防止分散、流失,杜絕歸為己有;明確聲像檔案保存時效,對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交,并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時,按照家具企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則,建立聲像檔案目標考核制度,使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動,從根本上改變目前重視文字檔案,輕視聲像檔案的局面。家具企業(yè)對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理,維護聲像檔案的完整與安全,便于家具企業(yè)各項工作的利用,明確責任,嚴格管理,解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。
控制攝錄源頭,做好聲像檔案的收集工作。
聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭,聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起,確保聲像檔案各種要素齊全,特別是家具企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的,具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負責,檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施:方法一:通過正常移交收集聲像檔案。家具企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定,對聲像資料進行整理,向檔案部門移交歸檔,這是正常聲像檔案的收集形式。方法二:通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。家具企業(yè)重點單位、重點科室產(chǎn)生的聲像資料,檔案部門應(yīng)該明確具體的收集對象,定向、定內(nèi)容的進行收集。方法三:通過重點人員直接收集聲像檔案。部分攝錄人員不僅承擔本部門的攝錄任務(wù),有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等,對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料,檔案部門抓住重點攝錄人員,不失時機地做好收集和征集。
為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整,檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素,根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過計算機進行登記、整理相關(guān)要素,準確地反映出聲像資料的內(nèi)容,避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時歸檔,及時解決收集過程中的各種具體問題,特別是對家具企業(yè)重大活動、重要會議、家具企業(yè)建設(shè)、外事活動等重要聲像資料的收集,檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào),面對面交流,電話溝通等多種方式與相關(guān)部門進行及時溝通協(xié)調(diào),共同努力,確保聲像資料收集完整、及時、準確、有效。
科學(xué)立卷歸檔,推進檔案工作規(guī)范化、標準化。
家具企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛,而且內(nèi)容交叉的情況很多,我們根據(jù)聲像檔案管理的特點,按照家具企業(yè)的自身需要和管理要求,選擇了聲像檔案單獨立卷,分庫保管的管理模式。采取分年度整理,把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起,對每份聲像資料編號,按介子類型+問題+案卷號組成案卷,集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明,填寫卷內(nèi)目錄,并利用一系列手段完善這一編制模式。如家具企業(yè)在重大活動中,一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案,在立卷編號時,如果按介子類型分別立卷編號,就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來,不便于展現(xiàn)整個活動的全貌,為了彌補這一分類方法的不足,在聲像檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見號或指引卡,編制對應(yīng)目錄,便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式,使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系,既完整、又準確,存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標準化管理,奠定了堅實的工作基礎(chǔ),從而達到了為檔案各項工作服務(wù)的目的。
嚴格保管制度,確保聲像檔案長期保管
聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學(xué)性、物理性等特點創(chuàng)造條件,妥善保管,確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點:一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫保管,使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放,入庫前要進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的,要及時進行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕,遠離光線、磁場,對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護措施。三是依托計算機系統(tǒng)進行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品,與計算機系統(tǒng)進行連接,在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點,代表了未來聲像檔案保管的方向。
五、加強隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。
在聲像檔案管理工作中,再完美的制度和方法必須要人來執(zhí)行,人是檔案管理工作最重要、最活躍的決定性因素,檔案管理人員的工作能力和水平直接制約著聲像檔案管理工作的執(zhí)行效果水平。因此,檔案人員的職業(yè)能力和素養(yǎng)的提升就十分重要,家具企業(yè)采取派出去、請進來和組織培訓(xùn)相結(jié)合的方法,努力提升檔案管理人員能力和素養(yǎng)。一方面,家具企業(yè)積極派檔案管理人員參加相關(guān)聲像內(nèi)容的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升專業(yè)知識,同時定期學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),不放松相關(guān)專業(yè)知識的掌握。另一方面,積極聯(lián)系、組織檔案管理人員到聲像檔案管理水平較高的其他企事業(yè)單位進行實地考察,學(xué)習(xí)他們的先進工作方法和經(jīng)驗,邀請檔案工作方面的專家對檔案管理人員進行有針對性的講座。促使檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平不斷提升,確保了家具企業(yè)聲像檔案管理工作的效率、水平和質(zhì)量,對聲像檔案管理工作效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。
聲像檔案是一個家具企業(yè)檔案的重要組成部分,以其特殊載體的形式,獨特的風格反映出家具企業(yè)發(fā)展歷程、重大事件,其作用及意義深遠,對于聲像檔案管理工作要不斷總結(jié)經(jīng)驗,探索出一條適合家具企業(yè)發(fā)展之路。
家具企業(yè)一般將檔案實體分為文書檔案、科技檔案、聲像檔案和專門檔案。在這種分類體系下,將照片、錄音、錄像、獎杯等特殊介質(zhì)檔案稱為聲像檔案。這種分類方法雖然在理論上存在劃分標準不一,同一層級的內(nèi)容相互交叉等不足,在實際的檔案管理工作中因可操作性強,管理方便,在家具企業(yè)逐漸成為一種檔案分類習(xí)慣。近幾年,筆者所在家具企業(yè)在各類生產(chǎn)和經(jīng)濟活動中形成的聲像檔案越來越多,聲像檔案已成為家具企業(yè)檔案的重要組成部分,成為檔案管理工作的重要內(nèi)容之一,怎樣做好聲像檔案管理工作已成為擺在家具企業(yè)面前的一個重要課題。與此同時,上級檔案主管部門對于聲像檔案的檢查驗收也越來越嚴格。為了更好地做好聲像檔案管理工作,發(fā)揮聲像檔案的作用,確保聲像檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效,為提升家具企業(yè)檔案工作管理水平打下良好的基礎(chǔ),筆者所在家具企業(yè)積極探索聲像檔案管理工作的新方法,建立了適應(yīng)家具企業(yè)自身管理方式的聲像檔案管理模式,下面就具體措施做一介紹。
強化制度建設(shè),聲像檔案必須實行集中統(tǒng)一管理。
針對聲像檔案管理工作的現(xiàn)狀,家具企業(yè)根據(jù)實際情況,制定落實相應(yīng)的規(guī)章制度和管理辦法。從立檔部門與檔案工作人員的責任落實抓起,明確聲像檔案的攝錄、整理、歸檔、保管、利用等工作要求;明確聲像檔案歸檔范圍,建立歸檔控制措施,防止分散、流失,杜絕歸為己有;明確聲像檔案保存時效,對永久、長期保存的聲像檔案定期向檔案部門移交,并對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規(guī)定。同時,按照家具企業(yè)聲像檔案管理辦法誰主管、誰歸檔的原則,建立聲像檔案目標考核制度,使聲像檔案管理得到足夠重視而成為日常工作的自覺行動,從根本上改變目前重視文字檔案,輕視聲像檔案的局面。家具企業(yè)對聲像檔案實行集中統(tǒng)一管理,維護聲像檔案的完整與安全,便于家具企業(yè)各項工作的利用,明確責任,嚴格管理,解決了聲像檔案由個人保存或隨意處理造成流失的問題。
控制攝錄源頭,做好聲像檔案的收集工作。
聲像檔案的收集工作是檔案管理工作的源頭,聲像檔案的管理工作也必須從源頭做起,確保聲像檔案各種要素齊全,特別是家具企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中直接形成的,具有保存價值的以攝影影像為主要反映方式的專門載體。聲像檔案的收集主要由攝像人員具體負責,檔案部門協(xié)助。采取以下方法和措施:方法一:通過正常移交收集聲像檔案。家具企業(yè)各部門按照程序和歸檔制度的有關(guān)規(guī)定,對聲像資料進行整理,向檔案部門移交歸檔,這是正常聲像檔案的收集形式。方法二:通過重點單位、重點科室收集聲像檔案。家具企業(yè)重點單位、重點科室產(chǎn)生的聲像資料,檔案部門應(yīng)該明確具體的收集對象,定向、定內(nèi)容的進行收集。方法三:通過重點人員直接收集聲像檔案。部分攝錄人員不僅承擔本部門的攝錄任務(wù),有時還被指派到其他單位攝錄重大活動、重要會議、外事活動等,對保存在這部分人手中的屬于歸檔范圍的聲像資料,檔案部門抓住重點攝錄人員,不失時機地做好收集和征集。
為保證聲像檔案所記錄的信息齊全、完整,檔案管理人員及時地記錄所攝錄的時間、地點、人物、事由、攝影、攝像者等相關(guān)要素,根據(jù)記錄中的內(nèi)容再通過計算機進行登記、整理相關(guān)要素,準確地反映出聲像資料的內(nèi)容,避免出現(xiàn)聲像資料積壓和信息含混不清的情況發(fā)生。為保證聲像檔案及時歸檔,及時解決收集過程中的各種具體問題,特別是對家具企業(yè)重大活動、重要會議、家具企業(yè)建設(shè)、外事活動等重要聲像資料的收集,檔案部門采取開會集中協(xié)調(diào),面對面交流,電話溝通等多種方式與相關(guān)部門進行及時溝通協(xié)調(diào),共同努力,確保聲像資料收集完整、及時、準確、有效。
科學(xué)立卷歸檔,推進檔案工作規(guī)范化、標準化。
家具企業(yè)聲像檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域十分廣泛,而且內(nèi)容交叉的情況很多,我們根據(jù)聲像檔案管理的特點,按照家具企業(yè)的自身需要和管理要求,選擇了聲像檔案單獨立卷,分庫保管的管理模式。采取分年度整理,把一組具有共同主題內(nèi)容關(guān)系密切的若干份聲像資料排列在一起,對每份聲像資料編號,按介子類型+問題+案卷號組成案卷,集中編放的編制模式。按案卷編寫文字說明,填寫卷內(nèi)目錄,并利用一系列手段完善這一編制模式。如家具企業(yè)在重大活動中,一般會形成文字、照片、錄像、錄音、領(lǐng)導(dǎo)題詞等檔案,在立卷編號時,如果按介子類型分別立卷編號,就將這些檔案之間的聯(lián)系割裂開來,不便于展現(xiàn)整個活動的全貌,為了彌補這一分類方法的不足,在聲像檔案與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案可作出參見號或指引卡,編制對應(yīng)目錄,便于查詢和提供利用。采用介子類型+問題+案卷號組成案卷這種檔案分類模式,使所形成的聲像檔案突出反映出檔案的分類體系,既完整、又準確,存取更方便。為檔案工作的規(guī)范化、標準化管理,奠定了堅實的工作基礎(chǔ),從而達到了為檔案各項工作服務(wù)的目的。
嚴格保管制度,確保聲像檔案長期保管
聲像檔案的保存必須根據(jù)聲像檔案載體的化學(xué)性、物理性等特點創(chuàng)造條件,妥善保管,確保聲像檔案長期保存下去。聲像檔案保管主要做好以下幾點:一是聲像檔案與紙質(zhì)檔案分庫保管,使用音像磁帶柜或密閉鐵柜單獨存放,入庫前要進行安全檢查,發(fā)現(xiàn)有被污染、破損的,要及時進行處理。二是聲像檔案庫房要恒溫、恒濕,遠離光線、磁場,對錄音、錄像制品采取定期倒帶檢查、刻錄光盤等保護措施。三是依托計算機系統(tǒng)進行保管。目前聲像攝錄工具都是數(shù)碼產(chǎn)品,與計算機系統(tǒng)進行連接,在計算機上觀看或保存。利用計算機保管還有不易丟失、操作、查閱方便等優(yōu)點,代表了未來聲像檔案保管的方向。
五、加強隊伍建設(shè)、提升檔案管理人員的能力和素養(yǎng)。
在聲像檔案管理工作中,再完美的制度和方法必須要人來執(zhí)行,人是檔案管理工作最重要、最活躍的決定性因素,檔案管理人員的工作能力和水平直接制約著聲像檔案管理工作的執(zhí)行效果水平。因此,檔案人員的職業(yè)能力和素養(yǎng)的提升就十分重要,家具企業(yè)采取派出去、請進來和組織培訓(xùn)相結(jié)合的方法,努力提升檔案管理人員能力和素養(yǎng)。一方面,家具企業(yè)積極派檔案管理人員參加相關(guān)聲像內(nèi)容的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升專業(yè)知識,同時定期學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī),不放松相關(guān)專業(yè)知識的掌握。另一方面,積極聯(lián)系、組織檔案管理人員到聲像檔案管理水平較高的其他企事業(yè)單位進行實地考察,學(xué)習(xí)他們的先進工作方法和經(jīng)驗,邀請檔案工作方面的專家對檔案管理人員進行有針對性的講座。促使檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)水平不斷提升,確保了家具企業(yè)聲像檔案管理工作的效率、水平和質(zhì)量,對聲像檔案管理工作效能的發(fā)揮有著無可替代的作用。
聲像檔案是一個家具企業(yè)檔案的重要組成部分,以其特殊載體的形式,獨特的風格反映出家具企業(yè)發(fā)展歷程、重大事件,其作用及意義深遠,對于聲像檔案管理工作要不斷總結(jié)經(jīng)驗,探索出一條適合家具企業(yè)發(fā)展之路。