摘要：指出了人事檔案是記錄人才信息的重要途徑，是獲得人才信息的主要來源，是企事業單位發展的根本保證，也是選人用人、做到人才資源優化合理配置的主要手段。人事檔案管理工作，在人力資源開發中占有重要的地位，做好人事檔案工作，對人才資源的高效合理利用起著至關重要的作用。近年，我國人事制度改革力度不斷加大，作為人力資源管理重要的一環，國企人事檔案管理工作相對滯后，出現了不少問題，影響了人事改革的步伐。
　　關鍵詞：人事檔案；管理；問題；解決方案
　　中圖分類號：F272.92文獻標識碼：A文章編號：16749944（2013）12024703
　　1引言
　　人事檔案是記錄人才信息的重要途徑，是獲得人才的主要信息來源，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據，也是選人用人、人才資源優化合理配置的主要手段。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。做好人事檔案工作，對人才資源的高效合理利用起著至關重要的作用。隨著我國人事制度改革水平的不斷提高，國有家具企業人事檔案管理工作顯得尤為重要。本文主要研究國有家具企業人事檔案管理工作中思考的幾點問題以及解決方案。
　　2人事檔案管理工作中存在的問題
　　（1）對人事檔案管理工作在人力資源管理中的地位體現較弱。人事檔案管理是一項幕后的工作，與其他工作不同的是它不容易引起人們的重視，也很難取得突出的工作成績。因此，在很長一段時間，傳統的觀念，包括一些管理者，覺得人事檔案工作就是記錄、保管的基礎性工作，不能作為日常的主要工作，不能給家具企業帶來直接的利潤和效益，只要做了，不遺失，不外泄，人事調動的時候能夠有文件就可以了。就這樣，大部分家具企業的領導不重視檔案管理工作，日常的會議中也不把此項工作提上議程，這樣導致家具企業的人事檔案的管理工作流于形式，難以深入做細，難出成效，也難以真正為人力資源管理服務。
　　（2）管理力度不夠，管理措施落后，管理水平較低。隨著新時代人事制度改革的不斷加深，家具公司架構的調整，部門優化重組，人員的內部調動，家具公司發展速度不斷加快，新員工招聘入職，特別是新家具企業，從事檔案管理工作的人員常兼任其他工作，對檔案工作精力投入不足，也沒有經過專門的人事檔案管理方面的學習，對檔案的重視度，管檔管理的要求，檔案材料的歸集、整理、歸檔、裝訂等業務不是很了解，檔案的后期收集意識比較薄弱。通常的檔案管理只是把員工的所有資料堆積在檔案盒，沒有時間精力整理歸檔，這樣就影響了人事檔案的管理和利用水平。
　　在人事檔案管理的設施方面，大多一切從簡，沒有實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。管理手段也較落后，調閱檔案時一般都是采用手工操作的方式，由于光線或者汗漬等的影響，會造成檔案資料發黃變脆、字體模糊等情況，直接影響了檔案的完整性和安全性。
　　（3）人事檔案的整理和后期收集力度不夠。由于職工來自不同的機關家具企業，隸屬關系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一、質量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。首先收集檔案沒有形成完善的制度，執行力度也不夠，檔案的收集工作不主動，沒有時效性，這一問題在沒有專職檔案人員或者身兼數職的家具企業比較明顯；再者檔案不全面，檔案按要求有十個分類，有的職工某一項資料十幾份，有的類別資料匱乏；最后是一些檔案的資料，比如出生年齡、曾用名等一些個人信息，不同時期的信息不同，前后矛盾，這就使得一旦需要這些信息時候無法辨別真實性。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，年齡、工齡，黨齡、學歷等信息不對稱現象較為嚴重。某單位對近3000名干部的“三齡一歷”進行核查的結果，年齡不符合的333人，工齡不符合的160人，黨齡不符合的79人。另外，許多材料在內容和形式上是類似的，如一些評價、考評材料大多是相同的，讓人感覺不真實，不能夠正確反映每個人的實際情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。
　　（4）人事檔案的制作不符合要求。根據人事檔案管理制度規定，人事檔案須統一使用A4辦公用紙，大于或小于A4規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。這就對老檔案的規范提出了更高的要求，需要對檔案盒、檔案柜等設施進行升級換代，許多家具企業由于檔案工作得不到重視，這項工作難以開展，存在新老資料尷尬地擠在不統一的空間里面；由于一些早期的人事檔案資料都是較小規格的紙張，如《中學生登記表》、《成績單》、《入團申請書》等等，這些材料的規格都不相同，需要重新打孔、粘貼或者裁剪，這是一項比較繁瑣的工作，但是如果不規范操作就影響檔案的美觀，查閱起來也不方便。
　　（5）計算機在檔案管理中的應用程度不高。應用計算機管理檔案，已經成為一種發展趨勢。無論是各類檔案館，還是企事業單位的檔案管理部門，幾乎都購置了不同類型的計算機，裝配了各式各樣的管理軟件，有些還配備了專職人員進行開發，這是傳統的檔案工作向現代化邁進的一次大飛躍。但是，我們也應該看到，計算機和軟件系統的應用廣泛，可在檔案管理上的應用，卻始終在較低水平上徘徊。事實上，只有少部分的計算機應用到檔案管理的實際工作中，發揮了較好的作用，大部分僅有一些表演功能以應付定級、升級。有的把計算機當做打字機，根本就沒用于管理檔案。經過考察，我們發現計算機檔案管理系統出現以上狀況的原因主要有三個方面：一是檔案管理方式還存在很多不科學、不完善的地方，難以在此基礎上研制出較高水平的計算機軟件；二是計算機管理檔案的前處理工作沒有到位，沒有做好數據準備工作；三是檔案管理人員對計算機技術不熟悉，人員力量不足，給計算機檔案管理系統的開發和維護帶來較大困難。