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如何完善家具家具企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)淺見

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2014-06-17  瀏覽次數(shù):0
  摘 要:家具家具企業(yè)檔案是指家具家具企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本家具家具企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。在家具家具企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中,家具家具企業(yè)檔案所包含的內(nèi)容是非常豐富的,具體表現(xiàn)可以是一張幾十年前的老照片,可以是一塊銅質(zhì)的獎(jiǎng)牌,可以是一段錄音資料,但它們卻是家具家具企業(yè)管理和家具家具企業(yè)發(fā)展的重要見證。本文作者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)簡(jiǎn)述了如何完善家具家具企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)淺見。
  關(guān)鍵詞:家具家具企業(yè);檔案;管理
  家具家具企業(yè)檔案是指家具家具企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本家具家具企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。包括行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、產(chǎn)品及生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資、投資管理、技術(shù)研發(fā)、土建工程、設(shè)備儀器等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。包括但不限于各種文件材料、圖紙、圖表、帳薄、憑證、圖書、照片、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等。在家具家具企業(yè)經(jīng)營(yíng)過程中,家具企業(yè)檔案是家具家具企業(yè)管理和家具家具企業(yè)發(fā)展的重要見證。
  一、家具家具企業(yè)檔案管理原則
  (1)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理。家具家具企業(yè)內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)本家具家具企業(yè)的檔案工作實(shí)行歸口管理和統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),建立統(tǒng)一的家具企業(yè)檔案管理制度,對(duì)家具家具企業(yè)的全部檔案實(shí)施綜合管理。
  (2)維護(hù)家具企業(yè)檔案的完整與安全。維護(hù)檔案的完整,從數(shù)量上說,要保證家具家具企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套;從質(zhì)量上說,要保持家具家具企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系,在范圍上應(yīng)涵蓋家具家具企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書,嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌。維護(hù)家具企業(yè)檔案的安全,對(duì)家具企業(yè)檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù),要加強(qiáng)保密工作,嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生,嚴(yán)守家具企業(yè)檔案中所含的涉密事項(xiàng),保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán),維護(hù)家具家具企業(yè)的合法權(quán)益。
  (3)便于家具企業(yè)和社會(huì)對(duì)家具企業(yè)檔案的有效利用。家具企業(yè)檔案的利用,既是家具企業(yè)檔案工作的基本出發(fā)點(diǎn),又是家具企業(yè)檔案工作的最終目的。家具家具企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展,就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)有一定的利用價(jià)值。檔案的利用貫穿于家具家具企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終,并且是檢驗(yàn)檔案管理工作質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)。
  三、完善家具家具企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議
  1、加強(qiáng)家具家具企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
  (1)明確歸檔制度。家具家具企業(yè)的檔案屬于家具家具企業(yè)所有,家具家具企業(yè)工作人員都有建立檔案、保護(hù)檔案的義務(wù),不得裁留檔案。行政管理、勞動(dòng)人事、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理類文件按年度一年歸檔一次,要在次年的第一季度前歸檔。產(chǎn)品開發(fā)、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、科學(xué)研究類文件材料應(yīng)在項(xiàng)目完成后15日內(nèi)歸檔。會(huì)計(jì)核算類文件由財(cái)會(huì)部門整理歸檔,保管一年后向檔案室移交。家具家具企業(yè)人員因公外出學(xué)習(xí)、考察、開會(huì)獲得的文件材料,要在會(huì)議結(jié)束后10天內(nèi)向檔案室移交。對(duì)制度的執(zhí)行情況,檔案員要跟蹤督辦,相關(guān)部門和人員要積極配合。
  (2)嚴(yán)格遵守家具家具企業(yè)檔案管理流程。包括管理部門、文件點(diǎn)收、文件整理、檔案分類、檔案名稱及編號(hào)、檔號(hào)編定、歸檔與檔案清理、保存期限、檔卷清理、調(diào)卷程序、調(diào)卷管理等。
  (3)完善家具家具企業(yè)檔案管理制度。包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案人員崗位責(zé)任制、檔案統(tǒng)計(jì)制度、文件材料立卷歸檔制度等。
  2、提高家具家具企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)
  (1)具有較高的政治素質(zhì)。提高檔案專業(yè)人員的政治素質(zhì),首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)馬克思列寧主義、毛澤東思想、學(xué)習(xí)鄧小平建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義理論與檔案工作實(shí)際結(jié)合起來,著力解決好世界觀、人生觀問題,為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的思想理論基礎(chǔ)。
  (2)具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須具有較好的職業(yè)道德,要牢固樹立為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的宗旨,提高服務(wù)質(zhì)量。檔案專業(yè)人員應(yīng)尊重檔案、尊重歷史,堅(jiān)持據(jù)實(shí)立檔,據(jù)實(shí)用檔;必須忠于職守,具有嚴(yán)格的保密觀念,以確保檔案在政治上的安全。
  (3)應(yīng)具有較高的專業(yè)素質(zhì)。必須具有扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ),掌握檔案工作的方法和規(guī)律,精通檔案業(yè)務(wù),在熟悉檔案工作的基礎(chǔ)上,豐富計(jì)算機(jī)知識(shí),實(shí)現(xiàn)檔案工作由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。
  (4)應(yīng)具有創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是工作向前發(fā)展的直接推動(dòng)力,知識(shí)經(jīng)濟(jì)的來臨,我們要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新同步,需要?jiǎng)?chuàng)造性學(xué)習(xí),善于發(fā)現(xiàn)新事物,研究新問題、新辦法。應(yīng)把握機(jī)遇,解放思想,開創(chuàng)性工作,以新思維對(duì)待新問題,以新思路和新對(duì)策解決出現(xiàn)的問題,努力把檔案管理工作提高到一個(gè)新水平。
  3、統(tǒng)籌兼顧,做好檔案的開發(fā)利用
  檔案的價(jià)值通過利用來實(shí)現(xiàn)的。檔案人員在提供利用的同時(shí),要跟蹤利用效果,分析檔案的投入與產(chǎn)出的經(jīng)濟(jì)效益,并加以廣泛的宣傳,使家具公司領(lǐng)導(dǎo)和員工認(rèn)識(shí)到家具家具企業(yè)檔案也是生產(chǎn)力,是寶貴的資產(chǎn),同時(shí)對(duì)提高全員的檔案意識(shí)有積極的作用。檔案人員要勤于思考,多動(dòng)腦筋,分析、加工編研二次信息,服務(wù)家具家具企業(yè)中心工作。檔案主管部門也應(yīng)每年定期召開一次編研工作研討會(huì),開展業(yè)務(wù)探討,交流檔案管理經(jīng)驗(yàn),努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作綜合效益的最大化。
  4、加大投入,提高配備,實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理
  加強(qiáng)資金投入,引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備,如檔案庫(kù)房的去濕、空調(diào)設(shè)備,高效滅蟲、滅火設(shè)備,這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理,用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存整個(gè)醫(yī)院?jiǎn)挝坏母鞣N業(yè)務(wù)、行政上的檔案,方便使用者及時(shí)查找、閱讀,既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力,提高了工作效率,同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間,保存信息方便簡(jiǎn)單,也增加了其保密程度。因此,家具家具企業(yè)應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備,實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。
  5、提高檔案人員待遇,完善激勵(lì)機(jī)制
  提高檔案人崗位工資,讓其享受專業(yè)技術(shù)人員的待遇,穩(wěn)定檔案隊(duì)伍,這樣有利于保持家具家具企業(yè)檔案工作的連續(xù)性,避免重復(fù)培訓(xùn),浪費(fèi)人力物力。有利于家具家具企業(yè)檔案工作的正常開展。一個(gè)人的收入情況,是他的付出所得到的回報(bào),也是一種社會(huì)價(jià)值的體現(xiàn)。一份文件,一份圖紙,一份電子檔案,一份照片和實(shí)物檔案都要經(jīng)過檔案人員的收集,鑒定,整理,輸入電腦,打印目錄,上架等每一個(gè)環(huán)節(jié),檔案人員都要付出辛勤的勞動(dòng),即有腦力的,也有體力的。適當(dāng)提高崗位待遇,可以充分調(diào)動(dòng)他們的工作積極性。檔案人員也要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí),要博學(xué)多才,既懂檔案專業(yè)知識(shí),又要懂行業(yè)管理知識(shí),努力提高專業(yè)素質(zhì)及開拓創(chuàng)新能力,這樣才能使檔案工作者有為有位。
  結(jié)語(yǔ):
  檔案管理的目的在于服務(wù)和利用,因此要增強(qiáng)檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度,更好地發(fā)揮檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能,為生產(chǎn)部門提供更好的服務(wù)。家具家具企業(yè)檔案作為家具家具企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展的重要?dú)v史憑證,在各項(xiàng)工作中起著越來越無法替代的積極作用,我們應(yīng)重視這項(xiàng)工作,使檔案工作再上新臺(tái)階。
  參考文獻(xiàn):
  [1] 楊靜.怎樣加強(qiáng)檔案工作者的綜合素質(zhì)[J].山東省農(nóng)業(yè)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào),2005,(3).
  [2] 周秦;提高檔案管理人員素質(zhì)的幾點(diǎn)思考[N];閩東日?qǐng)?bào);2010年
  [3]王秀芳,李春英.《淺談如何做好檔案指導(dǎo)工作》.
 
 
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