摘 要：分析高等學校附屬實驗學校的財務管理特點，提出財務管理信息系統的主要功能需求及運行建議，以及實施財務管理信息化需要解決的問題。
關鍵詞：高校附屬實驗學校；財務管理；輔助系統
中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）15-0136-02
盡管家具企業財務管理信息化已經歷了單機電算化、局域網財務管理軟件，進入到家具企業內外流程一體化應用層次，中小學校的財務管理信息化尚處于初步階段。隨著現代信息技術的發展和財務管理的智能化和實時性需求，學校財務管理信息化是必然趨勢。高等學校的財務管理信息化已有大量的研究和討論，而中小學校可能由于體量小，財務運行相對簡單，財務管理信息化尚未得到重視。
目前，高等學校附屬中小學的辦學體制有些差異，反映在體制和規模等各方面，就體制而言，有公辦、民辦和官民結合，所謂的官民結合的學校多稱之為實驗學校，這類學校是在公辦學校的基礎上獲得招收民辦議價生的權利，其財務管理一方面要按照公辦學校的要求，另一方面也需要按照民辦學校的要求，比如每月需要向當地稅務部門上交財務報表，因此其財務管理相對而言比較復雜，財務管理信息化的需求相對比較迫切。本文結合華南理工大學附屬實驗學校的實際情況提出高等附屬實驗學校財務管理輔助系統的構想。
一、高等學校附屬實驗學校的財務運行特點
高等學校的附屬實驗學校相對純粹的公辦學校和民辦學校，其運行資金來源更為多樣化，其財務管理有以下特點：
1.辦學經費來源多樣化。資金來源有高校的撥款、地方政府的義務教育撥款、面向社會辦學的營業性收入、專項建設經費以及社會贊助費等。不同來源的資金用途不同，使用過程遵循的規章制度也有差異要求不同，從而使得財務管理工作復雜。
2.財務管理存在非獨立性。附屬學校的財務管理往往依托高校財務體系，由高校的財務部門代理記賬，所有的財務業務需要經過高校財務處。但高校財務部門本身的業務量大，附屬學校只是其服務對象之一，因此在財務管理上側重于重點掌控收支是否符合有關規定，每一次用款是否合理，而附屬學校各種經費的使用情況、同一項目經費的不同開支是否符合預算等需要自己去掌控。
3.財務工作的復雜程度高。首先，財務人員的專業性不高，由于附屬學校的財務管理非獨立性，財務人員往往是非專職人員擔任，有些學校甚至由老師兼任，其工作內容既不是專業的會計工作，也不是專業的出納工作。其次，服務對象類別多，包括正式工和合同工，二者的薪金的出處不同，每個月財務人員所做的薪金報表也不同。最后，財務工作的規范性要求較強。附屬實驗學校的財務工作首先服務于學校管理層對學校經費使用信息的掌控，根據管理層的需要及時提供各種經費的使用情況，為此需要記錄學校每一筆收入和開支，并做出完整無誤的統計；第二，服務于大學財務部門管理附屬學校資金的各種表格要求，比如每月按時將員工薪酬發放表格提交給大學財務部門，保障員工（特別是合同工）準時獲得自己的酬金；第三，服務于教職員工教學過程中的各種開支的報賬以及對自己薪酬信息的咨詢；第四，服務于當地稅務部門對學校財務運行狀況的報表要求。
基于上述特點，高校附屬實驗學校的財務工作相當煩瑣，盡管專業性要求不高，但規范性要求強。因此，一套符合附屬實驗學校財務工作實情的管理工具不但可提高資金使用的規范性，為學校決策層提供及時準確的財務信息，提升資金的使用效率，同時也可降低財務人員的勞動強度，降低工作出錯的概率。
二、中小學財務管理工具主要功能
對學校財務管理系統的具體管理模型進行了探討，針對高校附屬實驗學校的上述財務運作現狀，采用高檔次的信息化管理平臺，有些小題大做，但具有下述功能的小系統，將促進學校經費使用的規范性，大大降低財務人員的工作量，同時有助于單位財務信息的公開，加強學校與教師的溝通。
1.資金使用明細管理：每一筆使用經費，需要清晰地記錄使用時間、使用人、使用事項（即用途）等信息；為了便于今后查賬，還需要記錄相關的發票信息，甚至報賬日期。
2.酬金發放表格管理：包括表格導入、表格導出、表格刪除以及表格分類。酬金是附屬實驗學校經費的主要支出，酬金分為常規薪金、獎勵金、節假日慰問金、加班費等多種形式，大學財務部門要求的表格形式也有一定的差異。高校財務部門所要求的酬金發放表格一般為Excel表格，具有明確的信息要求，比如酬金發放原因，獲得酬金人員的詳細信息，發放金額以及支出賬號。這些信息為表格的分類和統計提供了充分的信息量。表格的格式在一段時間內是固定的，但大學財務系統有時會改變報表的格式，因此表格管理的靈活性要充分考慮，最好具有格式自定義功能以應對任意格式的財務表格。
3.信息查詢功能：查詢最多的兩種情形，一是來學校管理層的需要，管理層有時需要某項經費具體信息，比如經費總額度、某個時段的使用情況、結余情況等，以便掌握學校的整體財務狀況；二是來自教師對自己薪酬發放情況的關注，他們可能需要了解一年的收入情況，某項補貼發放。
4.統計功能：統計功能一般以統計報表的形式展現，比如某段時間從某個賬戶支出多少酬金、資金余額、教師獲得酬金的統計情況等。比如一個教師的年度收入情況報表，可能需要歸納十幾張薪酬表格的信息，人工完成需要大量的時間，而且容易出錯。但利用財務表格管理功能的系統處理這類問題很容易，也不會出錯。
5.月度匯總表生成：教師酬金一般是一事一表，便于單位的財務管理，而每月上交大學財務部門的是一個匯總表，將各種子表合成為匯總表，人工操作須考慮人員名單的匯總以及每人的發放金額的匯總，這些工作需要十分細心，否則容易出錯，而這種出錯往往導致教師的不滿。因此由管理工具自動生成匯總表，可以將匯總出錯率降低到零。
6.薪酬發放情況自動通知功能：該功能對教職員工而言非常重要。財務人員只需將人工費發送明細報表導入系統，系統可在設定的日期自動向所有當月獲得酬金的教師發短信，從而讓教師及時了解自己的勞動所得。短信內容及格式為“???老師你好，??年??月，你的酬金為??元，其中??加班費??元，??事項??元……”。當前，教師要了解自己的薪酬詳情比較困難，因為薪酬均是通過銀行發放，發放過程中薪酬獲得者不需要參與，他們只能通過打印存單清單獲得一些信息，而銀行存單上的信息是非常有限的。因此財務人員往往需要花費大量時間回答教職員工在薪酬方面的查詢。
關鍵詞：高校附屬實驗學校；財務管理；輔助系統
中圖分類號：F230 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2014）15-0136-02
盡管家具企業財務管理信息化已經歷了單機電算化、局域網財務管理軟件，進入到家具企業內外流程一體化應用層次，中小學校的財務管理信息化尚處于初步階段。隨著現代信息技術的發展和財務管理的智能化和實時性需求，學校財務管理信息化是必然趨勢。高等學校的財務管理信息化已有大量的研究和討論，而中小學校可能由于體量小，財務運行相對簡單，財務管理信息化尚未得到重視。
目前，高等學校附屬中小學的辦學體制有些差異，反映在體制和規模等各方面，就體制而言，有公辦、民辦和官民結合，所謂的官民結合的學校多稱之為實驗學校，這類學校是在公辦學校的基礎上獲得招收民辦議價生的權利，其財務管理一方面要按照公辦學校的要求，另一方面也需要按照民辦學校的要求，比如每月需要向當地稅務部門上交財務報表，因此其財務管理相對而言比較復雜，財務管理信息化的需求相對比較迫切。本文結合華南理工大學附屬實驗學校的實際情況提出高等附屬實驗學校財務管理輔助系統的構想。
一、高等學校附屬實驗學校的財務運行特點
高等學校的附屬實驗學校相對純粹的公辦學校和民辦學校，其運行資金來源更為多樣化，其財務管理有以下特點：
1.辦學經費來源多樣化。資金來源有高校的撥款、地方政府的義務教育撥款、面向社會辦學的營業性收入、專項建設經費以及社會贊助費等。不同來源的資金用途不同，使用過程遵循的規章制度也有差異要求不同，從而使得財務管理工作復雜。
2.財務管理存在非獨立性。附屬學校的財務管理往往依托高校財務體系，由高校的財務部門代理記賬，所有的財務業務需要經過高校財務處。但高校財務部門本身的業務量大，附屬學校只是其服務對象之一，因此在財務管理上側重于重點掌控收支是否符合有關規定，每一次用款是否合理，而附屬學校各種經費的使用情況、同一項目經費的不同開支是否符合預算等需要自己去掌控。
3.財務工作的復雜程度高。首先，財務人員的專業性不高，由于附屬學校的財務管理非獨立性，財務人員往往是非專職人員擔任，有些學校甚至由老師兼任，其工作內容既不是專業的會計工作，也不是專業的出納工作。其次，服務對象類別多，包括正式工和合同工，二者的薪金的出處不同，每個月財務人員所做的薪金報表也不同。最后，財務工作的規范性要求較強。附屬實驗學校的財務工作首先服務于學校管理層對學校經費使用信息的掌控，根據管理層的需要及時提供各種經費的使用情況，為此需要記錄學校每一筆收入和開支，并做出完整無誤的統計；第二，服務于大學財務部門管理附屬學校資金的各種表格要求，比如每月按時將員工薪酬發放表格提交給大學財務部門，保障員工（特別是合同工）準時獲得自己的酬金；第三，服務于教職員工教學過程中的各種開支的報賬以及對自己薪酬信息的咨詢；第四，服務于當地稅務部門對學校財務運行狀況的報表要求。
基于上述特點，高校附屬實驗學校的財務工作相當煩瑣，盡管專業性要求不高，但規范性要求強。因此，一套符合附屬實驗學校財務工作實情的管理工具不但可提高資金使用的規范性，為學校決策層提供及時準確的財務信息，提升資金的使用效率，同時也可降低財務人員的勞動強度，降低工作出錯的概率。
二、中小學財務管理工具主要功能
對學校財務管理系統的具體管理模型進行了探討，針對高校附屬實驗學校的上述財務運作現狀，采用高檔次的信息化管理平臺，有些小題大做，但具有下述功能的小系統，將促進學校經費使用的規范性，大大降低財務人員的工作量，同時有助于單位財務信息的公開，加強學校與教師的溝通。
1.資金使用明細管理：每一筆使用經費，需要清晰地記錄使用時間、使用人、使用事項（即用途）等信息；為了便于今后查賬，還需要記錄相關的發票信息，甚至報賬日期。
2.酬金發放表格管理：包括表格導入、表格導出、表格刪除以及表格分類。酬金是附屬實驗學校經費的主要支出，酬金分為常規薪金、獎勵金、節假日慰問金、加班費等多種形式，大學財務部門要求的表格形式也有一定的差異。高校財務部門所要求的酬金發放表格一般為Excel表格，具有明確的信息要求，比如酬金發放原因，獲得酬金人員的詳細信息，發放金額以及支出賬號。這些信息為表格的分類和統計提供了充分的信息量。表格的格式在一段時間內是固定的，但大學財務系統有時會改變報表的格式，因此表格管理的靈活性要充分考慮，最好具有格式自定義功能以應對任意格式的財務表格。
3.信息查詢功能：查詢最多的兩種情形，一是來學校管理層的需要，管理層有時需要某項經費具體信息，比如經費總額度、某個時段的使用情況、結余情況等，以便掌握學校的整體財務狀況；二是來自教師對自己薪酬發放情況的關注，他們可能需要了解一年的收入情況，某項補貼發放。
4.統計功能：統計功能一般以統計報表的形式展現，比如某段時間從某個賬戶支出多少酬金、資金余額、教師獲得酬金的統計情況等。比如一個教師的年度收入情況報表，可能需要歸納十幾張薪酬表格的信息，人工完成需要大量的時間，而且容易出錯。但利用財務表格管理功能的系統處理這類問題很容易，也不會出錯。
5.月度匯總表生成：教師酬金一般是一事一表，便于單位的財務管理，而每月上交大學財務部門的是一個匯總表，將各種子表合成為匯總表，人工操作須考慮人員名單的匯總以及每人的發放金額的匯總，這些工作需要十分細心，否則容易出錯，而這種出錯往往導致教師的不滿。因此由管理工具自動生成匯總表，可以將匯總出錯率降低到零。
6.薪酬發放情況自動通知功能：該功能對教職員工而言非常重要。財務人員只需將人工費發送明細報表導入系統，系統可在設定的日期自動向所有當月獲得酬金的教師發短信，從而讓教師及時了解自己的勞動所得。短信內容及格式為“???老師你好，??年??月，你的酬金為??元，其中??加班費??元，??事項??元……”。當前，教師要了解自己的薪酬詳情比較困難，因為薪酬均是通過銀行發放，發放過程中薪酬獲得者不需要參與，他們只能通過打印存單清單獲得一些信息，而銀行存單上的信息是非常有限的。因此財務人員往往需要花費大量時間回答教職員工在薪酬方面的查詢。