摘要：臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院重要的信息資源財(cái)富，應(yīng)大力加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，并逐步達(dá)到管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，使其充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。
關(guān)鍵詞：臨床教學(xué)檔案；規(guī)范化；管理
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2014）18-0184-01
臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中所形成和積累的具有保存價(jià)值的教學(xué)材料。如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，并逐步達(dá)到管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，使其充分發(fā)揮價(jià)值，是醫(yī)院檔案工作者值得思考的課題。
一、臨床教學(xué)檔案的主要內(nèi)容
教學(xué)醫(yī)院臨床教學(xué)檔案主要包括上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門以及各院校有關(guān)臨床教學(xué)的條例、法規(guī)和指導(dǎo)性文件，各種教學(xué)規(guī)章制度、實(shí)習(xí)大綱、教學(xué)進(jìn)度、任課安排、帶教培訓(xùn)講義課件、使用教材目錄、科室輪轉(zhuǎn)安排、實(shí)習(xí)計(jì)劃、學(xué)分登記表、考試成績統(tǒng)計(jì)、試卷分析報(bào)告、教學(xué)活動(dòng)記錄材料、帶教教師業(yè)務(wù)檔案等等。
二、臨床教學(xué)檔案的現(xiàn)狀
1.教學(xué)檔案管理意識(shí)淡薄。檔案的重要性和在醫(yī)院管理中的作用往往未引起足夠的重視。同時(shí)臨床教師在承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的同時(shí)還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療科研任務(wù)，往往重醫(yī)療記載，輕教學(xué)記載，忽視檔案的正規(guī)化管理，導(dǎo)致許多重要的教學(xué)資料沒有保存下來，檔案材料不齊全、不完整，影響了教學(xué)檔案的系統(tǒng)性。
2.規(guī)章制度不健全。醫(yī)院在臨床教學(xué)檔案管理方面的規(guī)章制度存在缺失或不完善的問題，對(duì)管理人員的職責(zé)、臨床教學(xué)檔案歸檔體系沒有統(tǒng)一、明確的規(guī)定，使教學(xué)檔案管理人員無章可循。同時(shí)缺乏嚴(yán)格合理的考核辦法和檢查措施，在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，管理不夠規(guī)范和系統(tǒng)。
3.教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。臨床教學(xué)檔案的管理人員大多為教學(xué)醫(yī)院的管理人員，大多沒有接受過專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理知識(shí)缺乏系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，加之教學(xué)及其他日常工作比較繁忙，容易忽視檔案管理工作，造成臨床教學(xué)檔案整理不及時(shí)、不全面，從而導(dǎo)致臨床教學(xué)檔案的遺漏和質(zhì)量不高，影響教學(xué)檔案的管理和開發(fā)。
4.教學(xué)檔案的開發(fā)利用率低。許多檔案工作者停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了，管理了，卻忽視了重要信息資源的開發(fā)利用。另外，檔案信息的開發(fā)利用方式較為單一，醫(yī)院中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的仍屬少數(shù)，造成檔案資源開發(fā)利用率低。
三、醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的途徑
1.增強(qiáng)教學(xué)檔案管理意識(shí)。一方面要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)檔案意識(shí)，改變?cè)趯?shí)際教學(xué)工作中檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識(shí)，必須將教學(xué)檔案管理工作與醫(yī)院其他管理工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展。其次，增強(qiáng)廣大帶教教師的檔案意識(shí)，促使他們了解檔案的管理要求和管理方法、標(biāo)準(zhǔn)，在日常教學(xué)中注意收集整理并主動(dòng)完成檔案資料的移交、歸檔工作。再次，加強(qiáng)檔案利用工作的宣傳，引導(dǎo)醫(yī)院員工正確使用教學(xué)檔案，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，使之更好地為醫(yī)院教學(xué)管理服務(wù)。
2.健全規(guī)章制度。要制訂本院的教學(xué)管理檔案管理細(xì)則，使教學(xué)檔案管理工作有章可循。同時(shí)制訂教研室主任、秘書等各級(jí)各類人員的任務(wù)和職責(zé)，把歸檔工作各級(jí)管理人員崗位責(zé)任。并建立教學(xué)業(yè)務(wù)檔案檢查制度，定期檢查教學(xué)檔案管理工作，對(duì)存在問題及時(shí)整改，使教學(xué)檔案管理工作更加合理。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院教學(xué)管理工作中教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，相關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握最新檔案管理的動(dòng)態(tài)。醫(yī)院應(yīng)對(duì)各科室、各教研室的兼職教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)和輔導(dǎo)，使檔案管理人員的思想和業(yè)務(wù)水平不斷提高。
4.積極開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。在教學(xué)過程中，要注意利用發(fā)揮教學(xué)檔案作用，為教學(xué)管理人員進(jìn)行總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，改革教學(xué)內(nèi)容和方法，提高教學(xué)管理水平提供重要參考依據(jù)。并且醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件促進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)，做到資源共享，信息交流，提高教學(xué)檔案信息的時(shí)效性及利用率，為臨床教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提高提供支持。
[責(zé)任編輯 吳迪]
收稿日期：2014-04-23
作者簡介：張艷霞（1977-），女，福建邵武人，館員，從事檔案管理研究。
關(guān)鍵詞：臨床教學(xué)檔案；規(guī)范化；管理
中圖分類號(hào)：C93文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2014）18-0184-01
臨床教學(xué)檔案是醫(yī)院在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中所形成和積累的具有保存價(jià)值的教學(xué)材料。如何加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，并逐步達(dá)到管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，使其充分發(fā)揮價(jià)值，是醫(yī)院檔案工作者值得思考的課題。
一、臨床教學(xué)檔案的主要內(nèi)容
教學(xué)醫(yī)院臨床教學(xué)檔案主要包括上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門以及各院校有關(guān)臨床教學(xué)的條例、法規(guī)和指導(dǎo)性文件，各種教學(xué)規(guī)章制度、實(shí)習(xí)大綱、教學(xué)進(jìn)度、任課安排、帶教培訓(xùn)講義課件、使用教材目錄、科室輪轉(zhuǎn)安排、實(shí)習(xí)計(jì)劃、學(xué)分登記表、考試成績統(tǒng)計(jì)、試卷分析報(bào)告、教學(xué)活動(dòng)記錄材料、帶教教師業(yè)務(wù)檔案等等。
二、臨床教學(xué)檔案的現(xiàn)狀
1.教學(xué)檔案管理意識(shí)淡薄。檔案的重要性和在醫(yī)院管理中的作用往往未引起足夠的重視。同時(shí)臨床教師在承擔(dān)教學(xué)任務(wù)的同時(shí)還肩負(fù)著繁重的醫(yī)療科研任務(wù)，往往重醫(yī)療記載，輕教學(xué)記載，忽視檔案的正規(guī)化管理，導(dǎo)致許多重要的教學(xué)資料沒有保存下來，檔案材料不齊全、不完整，影響了教學(xué)檔案的系統(tǒng)性。
2.規(guī)章制度不健全。醫(yī)院在臨床教學(xué)檔案管理方面的規(guī)章制度存在缺失或不完善的問題，對(duì)管理人員的職責(zé)、臨床教學(xué)檔案歸檔體系沒有統(tǒng)一、明確的規(guī)定，使教學(xué)檔案管理人員無章可循。同時(shí)缺乏嚴(yán)格合理的考核辦法和檢查措施，在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全，管理不夠規(guī)范和系統(tǒng)。
3.教學(xué)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高。臨床教學(xué)檔案的管理人員大多為教學(xué)醫(yī)院的管理人員，大多沒有接受過專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理知識(shí)缺乏系統(tǒng)認(rèn)識(shí)，加之教學(xué)及其他日常工作比較繁忙，容易忽視檔案管理工作，造成臨床教學(xué)檔案整理不及時(shí)、不全面，從而導(dǎo)致臨床教學(xué)檔案的遺漏和質(zhì)量不高，影響教學(xué)檔案的管理和開發(fā)。
4.教學(xué)檔案的開發(fā)利用率低。許多檔案工作者停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了，管理了，卻忽視了重要信息資源的開發(fā)利用。另外，檔案信息的開發(fā)利用方式較為單一，醫(yī)院中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行管理的仍屬少數(shù)，造成檔案資源開發(fā)利用率低。
三、醫(yī)院臨床教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的途徑
1.增強(qiáng)教學(xué)檔案管理意識(shí)。一方面要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的教學(xué)檔案意識(shí)，改變?cè)趯?shí)際教學(xué)工作中檔案管理可有可無的模糊認(rèn)識(shí)，必須將教學(xué)檔案管理工作與醫(yī)院其他管理工作同步規(guī)劃，同步發(fā)展。其次，增強(qiáng)廣大帶教教師的檔案意識(shí)，促使他們了解檔案的管理要求和管理方法、標(biāo)準(zhǔn)，在日常教學(xué)中注意收集整理并主動(dòng)完成檔案資料的移交、歸檔工作。再次，加強(qiáng)檔案利用工作的宣傳，引導(dǎo)醫(yī)院員工正確使用教學(xué)檔案，充分發(fā)揮教學(xué)檔案的功能，使之更好地為醫(yī)院教學(xué)管理服務(wù)。
2.健全規(guī)章制度。要制訂本院的教學(xué)管理檔案管理細(xì)則，使教學(xué)檔案管理工作有章可循。同時(shí)制訂教研室主任、秘書等各級(jí)各類人員的任務(wù)和職責(zé)，把歸檔工作各級(jí)管理人員崗位責(zé)任。并建立教學(xué)業(yè)務(wù)檔案檢查制度，定期檢查教學(xué)檔案管理工作，對(duì)存在問題及時(shí)整改，使教學(xué)檔案管理工作更加合理。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。醫(yī)院教學(xué)管理工作中教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)管理工作，相關(guān)教學(xué)業(yè)務(wù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)檔案專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握最新檔案管理的動(dòng)態(tài)。醫(yī)院應(yīng)對(duì)各科室、各教研室的兼職教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)和輔導(dǎo)，使檔案管理人員的思想和業(yè)務(wù)水平不斷提高。
4.積極開發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。在教學(xué)過程中，要注意利用發(fā)揮教學(xué)檔案作用，為教學(xué)管理人員進(jìn)行總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，改革教學(xué)內(nèi)容和方法，提高教學(xué)管理水平提供重要參考依據(jù)。并且醫(yī)院應(yīng)積極創(chuàng)造條件促進(jìn)教學(xué)檔案信息化建設(shè)，做到資源共享，信息交流，提高教學(xué)檔案信息的時(shí)效性及利用率，為臨床教學(xué)質(zhì)量持續(xù)提高提供支持。
[責(zé)任編輯 吳迪]
收稿日期：2014-04-23
作者簡介：張艷霞（1977-），女，福建邵武人，館員，從事檔案管理研究。