【摘 要】合同管理在現代南康家具企業管理中越來越重要，通過建設合同管理系統提升南康家具企業風險管控能力，提升合同管理效能。本文對南康家具企業合同管理系統建設進行了淺要分析。
【關鍵詞】合同、功能、文檔
背景
為提升南康家具企業法律風險控制能力，提高合同管理效能，實現合同生命周期閉環管理，構建一套完整統一的合同管理系統，實現統一的合同管理流程、標準的合同條款和范本管理、共享的合同法律法規管理等內容。
一、主體內容
合同流轉管理。主要完成合同生命周期管理中的所有流程審批動作。
合同執行查詢與監控。以各個管理職能部門為視角，對合同的履行以及意外情況進行管理。
統計分析與查詢。主要完成針對所有合同業務數據的多維度統計分析功能。
合同文檔與共享。主要完成標準化合同范本以及相關法規制度等的管理。
合同檔案管理。主要完成合同數據按照檔案管理辦法的歸檔相關功能。
二、合同流程
（一）主體流程
合同管理的主體流程中主要包含合同起草，合同審批，合同簽署和合同履行等四個主要環節，說明如下：
合同起草環節：合同主辦部門的合同經辦人起草一份新的合同，或者按照審批或履行過程中的相關意見修改合同或者增加附屬協議等。
合同審批環節：由合同主辦部門對合同草案進行內部審核，并根據合同的類型決定合同管理相關部門進行審核，并最終交由南康家具公司領導進行審批，領導審批后進行蓋章歸檔等。
合同簽署環節：合同主辦部門在得到領導批準后，需要提請授權委托領導為合同簽字并請求法律管理部門用印蓋章。
合同履行環節：合同主辦部門和合同管理部門對合同執行過程進行監控，針對變更、終止或解除等異動情況發起異動審批流程（該審批流程與正常合同審批流程一致，并與原有合同進行關聯）等。
合同審批流程詳細說明：合同審批中流經的具體審批部門會根據合同自身的類型有所不同，例如技術研發類合同可能需要經由技術管理部門進行審核，框架協議類合同不涉及金額可能不需要經由財務管理部門進行審核等；合同審批中流經的具體審批步驟要求會根據合同自身的類型有所不同，例如嚴格遵守合同范本的合同可以走“綠色通道”，中間審批部門需要對該類型的合同加速處理，縮短審批時間。
（二）合同異常流程管理
是指合同在履行過程中發生變化而引起的相關管理工作。主要包含合同變更、合同移交、合同解除、合同糾紛處理。
合同變更。在合同履行過程中，如簽約主體、合同金額發生變化，則需要進行合同變更，簽署補充協議，合同變更流程與合同審批流程一致。合同變更時需要關聯原合同。合同變更審批通過后系統自動將原合同狀態修改為變更。
合同移交。在合同履行過程中，合同主辦部門發生變更的，原合同主辦部門應當履行的合同義務，由變更后的合同主辦部門承擔。系統可以實現合同在主辦人之間的移交，接收人和移交人可以在不同部門，移交合同需要填寫合同移交單，在接收人確認后才執行移交。
合同解除。在合同履行過程中，如果合同雙方中的其中一方無法再履行合同，則需要進行合同解除，合同解除流程與合同審批流程一致。合同解除時需要關聯原合同。合同解除審批通過后系統自動將原合同狀態修改為解除。
合同糾紛處理。如果發生合同糾紛，合同主辦人在合同管理模塊中將該合同的狀態修改為 “合同糾紛”，同時上傳合同糾紛處理相關的文檔。
三、業務功能
（一）合同基礎信息。合同系統記錄和管理的合同基礎信息至少應當包括： 合同名稱、合同編號、合同類型、合同金額、合同有效期限、合同正文、附件、合同主辦部門、合同會簽部門人員、會簽意見、南康家具公司主管領導審批意見等。
（二）合同范本調用。合同主辦人在起草合同時，可以直接選擇調用合同范本。同時系統也支持合同主辦人在范本之外編輯合同內容。
（三）審批痕跡保留。合同管理系統應當支持保留合同修改的痕跡和歷史記錄。修改后的合同審批流程應和新起草的合同審批流程一致。
（四）合同簽署、用印和編號
合同防偽打印。合同管理系統具有合同文本打印功能。打印出來的合同文本應該帶有該條碼或者水印。
合同簽約授權委托。各南康家具公司可以根據自身實際情況，選擇是否由合同系統自動生成合同簽約的授權委托書。合同系統應當記錄合同簽約授權委托的有關信息。
合同用印和編號。合同管理部門應當有專人負責合同專用章的印鑒和保管。合同管理部門應當建立合同臺賬，對合同基本信息進行登記。合同系統可以自動生成合同臺賬。如果合同對方當事人沒有簽字蓋章，則該合同的信息化流程不能結束。合同系統應當同時記錄我方和對方當事人的合同用印日期。只有各方當事人均蓋章完畢，合同審批流程方可進行下一步流轉。合同編號應當在合同生效后生成。
（五）合同履行監控。合同履行是合同生命周期中的一個狀態，主要包括對合同付款執行情況的記錄，合同付款信息應包括付款時間、金額。合同付款情況記錄通過與報賬平臺接口獲取數據。合同管理系統根據合同付款執行情況記錄，生成合同執行進度報表，作為費用計提或攤銷的依據。可按照期間、合同類別、業務類別、執行部門等分類生成合同執行進度報表，報表包含的主要信息有：期間、合同類別、業務類別、合同編號、合同名稱、供應商編號、供應商名稱、實際執行金額、已列賬金額等。
（六）合同統計查詢。合同管理系統應支持單個或多個條件查詢，查詢的關鍵字包括合同基礎信息、合同狀態信息、供應商信息、財務信息等。
查詢需要進行權限控制。用戶只能查詢到自身業務權限范圍內的合同管理相關內容對于滿足查詢條件的合同列表，系統應提供數據導出功能，并可以將列表內容導出為Excel文件合同列表提供數據導航條，提供“首頁”、“上一頁”、“下一頁”、“尾頁”、“按頁碼查找”翻頁功能，顯示系統默認每頁的記錄數、實際的總記錄數和總頁數。
（七）合同文檔管理。合同示范文本庫。合同示范文本庫應當收錄南康家具公司已下發制定的合同示范文本。支持對合同示范文本進行修訂、更新和補充。法律法規庫。法律法規庫主要收錄國家與合同相關的法律法規文件、收錄南康家具企業與合同相關的規章制度。要求提供相關的上傳、下載功能。
（八）合同歸檔。合同主辦部門辦理合同簽訂、用印手續后將合同原件提交法律管理部門并將合同電子流程提交歸檔，發送至檔案管理員，檔案管理員進行最終歸檔的確認。
【關鍵詞】合同、功能、文檔
背景
為提升南康家具企業法律風險控制能力，提高合同管理效能，實現合同生命周期閉環管理，構建一套完整統一的合同管理系統，實現統一的合同管理流程、標準的合同條款和范本管理、共享的合同法律法規管理等內容。
一、主體內容
合同流轉管理。主要完成合同生命周期管理中的所有流程審批動作。
合同執行查詢與監控。以各個管理職能部門為視角，對合同的履行以及意外情況進行管理。
統計分析與查詢。主要完成針對所有合同業務數據的多維度統計分析功能。
合同文檔與共享。主要完成標準化合同范本以及相關法規制度等的管理。
合同檔案管理。主要完成合同數據按照檔案管理辦法的歸檔相關功能。
二、合同流程
（一）主體流程
合同管理的主體流程中主要包含合同起草，合同審批，合同簽署和合同履行等四個主要環節，說明如下：
合同起草環節：合同主辦部門的合同經辦人起草一份新的合同，或者按照審批或履行過程中的相關意見修改合同或者增加附屬協議等。
合同審批環節：由合同主辦部門對合同草案進行內部審核，并根據合同的類型決定合同管理相關部門進行審核，并最終交由南康家具公司領導進行審批，領導審批后進行蓋章歸檔等。
合同簽署環節：合同主辦部門在得到領導批準后，需要提請授權委托領導為合同簽字并請求法律管理部門用印蓋章。
合同履行環節：合同主辦部門和合同管理部門對合同執行過程進行監控，針對變更、終止或解除等異動情況發起異動審批流程（該審批流程與正常合同審批流程一致，并與原有合同進行關聯）等。
合同審批流程詳細說明：合同審批中流經的具體審批部門會根據合同自身的類型有所不同，例如技術研發類合同可能需要經由技術管理部門進行審核，框架協議類合同不涉及金額可能不需要經由財務管理部門進行審核等；合同審批中流經的具體審批步驟要求會根據合同自身的類型有所不同，例如嚴格遵守合同范本的合同可以走“綠色通道”，中間審批部門需要對該類型的合同加速處理，縮短審批時間。
（二）合同異常流程管理
是指合同在履行過程中發生變化而引起的相關管理工作。主要包含合同變更、合同移交、合同解除、合同糾紛處理。
合同變更。在合同履行過程中，如簽約主體、合同金額發生變化，則需要進行合同變更，簽署補充協議，合同變更流程與合同審批流程一致。合同變更時需要關聯原合同。合同變更審批通過后系統自動將原合同狀態修改為變更。
合同移交。在合同履行過程中，合同主辦部門發生變更的，原合同主辦部門應當履行的合同義務，由變更后的合同主辦部門承擔。系統可以實現合同在主辦人之間的移交，接收人和移交人可以在不同部門，移交合同需要填寫合同移交單，在接收人確認后才執行移交。
合同解除。在合同履行過程中，如果合同雙方中的其中一方無法再履行合同，則需要進行合同解除，合同解除流程與合同審批流程一致。合同解除時需要關聯原合同。合同解除審批通過后系統自動將原合同狀態修改為解除。
合同糾紛處理。如果發生合同糾紛，合同主辦人在合同管理模塊中將該合同的狀態修改為 “合同糾紛”，同時上傳合同糾紛處理相關的文檔。
三、業務功能
（一）合同基礎信息。合同系統記錄和管理的合同基礎信息至少應當包括： 合同名稱、合同編號、合同類型、合同金額、合同有效期限、合同正文、附件、合同主辦部門、合同會簽部門人員、會簽意見、南康家具公司主管領導審批意見等。
（二）合同范本調用。合同主辦人在起草合同時，可以直接選擇調用合同范本。同時系統也支持合同主辦人在范本之外編輯合同內容。
（三）審批痕跡保留。合同管理系統應當支持保留合同修改的痕跡和歷史記錄。修改后的合同審批流程應和新起草的合同審批流程一致。
（四）合同簽署、用印和編號
合同防偽打印。合同管理系統具有合同文本打印功能。打印出來的合同文本應該帶有該條碼或者水印。
合同簽約授權委托。各南康家具公司可以根據自身實際情況，選擇是否由合同系統自動生成合同簽約的授權委托書。合同系統應當記錄合同簽約授權委托的有關信息。
合同用印和編號。合同管理部門應當有專人負責合同專用章的印鑒和保管。合同管理部門應當建立合同臺賬，對合同基本信息進行登記。合同系統可以自動生成合同臺賬。如果合同對方當事人沒有簽字蓋章，則該合同的信息化流程不能結束。合同系統應當同時記錄我方和對方當事人的合同用印日期。只有各方當事人均蓋章完畢，合同審批流程方可進行下一步流轉。合同編號應當在合同生效后生成。
（五）合同履行監控。合同履行是合同生命周期中的一個狀態，主要包括對合同付款執行情況的記錄，合同付款信息應包括付款時間、金額。合同付款情況記錄通過與報賬平臺接口獲取數據。合同管理系統根據合同付款執行情況記錄，生成合同執行進度報表，作為費用計提或攤銷的依據。可按照期間、合同類別、業務類別、執行部門等分類生成合同執行進度報表，報表包含的主要信息有：期間、合同類別、業務類別、合同編號、合同名稱、供應商編號、供應商名稱、實際執行金額、已列賬金額等。
（六）合同統計查詢。合同管理系統應支持單個或多個條件查詢，查詢的關鍵字包括合同基礎信息、合同狀態信息、供應商信息、財務信息等。
查詢需要進行權限控制。用戶只能查詢到自身業務權限范圍內的合同管理相關內容對于滿足查詢條件的合同列表，系統應提供數據導出功能，并可以將列表內容導出為Excel文件合同列表提供數據導航條，提供“首頁”、“上一頁”、“下一頁”、“尾頁”、“按頁碼查找”翻頁功能，顯示系統默認每頁的記錄數、實際的總記錄數和總頁數。
（七）合同文檔管理。合同示范文本庫。合同示范文本庫應當收錄南康家具公司已下發制定的合同示范文本。支持對合同示范文本進行修訂、更新和補充。法律法規庫。法律法規庫主要收錄國家與合同相關的法律法規文件、收錄南康家具企業與合同相關的規章制度。要求提供相關的上傳、下載功能。
（八）合同歸檔。合同主辦部門辦理合同簽訂、用印手續后將合同原件提交法律管理部門并將合同電子流程提交歸檔，發送至檔案管理員，檔案管理員進行最終歸檔的確認。