(2)簽訂合同時寫明廠家的服務承諾
服務承諾即:保修年限、維修響應時間。我校要求廠家5年保修,定期保養,終身維護,24小時響應到達維修地點。
(3)付款時留總貨款5%的質量保證金,1年以后付清
這樣即使家具出現質量問題或在使用當中有些小毛病廠家也會及時維修。
四、結束語
以上就是我校在家具招標采購工作中的一些基本做法及經驗。近幾年隨著各高校辦學規模的擴大和基本建設速度的加快,采購新型、專業化的家具是改善辦學條件體現學校精神風貌的一項重要工作,今后在高校設備采購中家具采購必將占有重要的地位。作為代表學校進行家具采購的國有資產管理部門,在當今經濟建設大潮中,我們有責任和義務“摸著石頭過河”,在實踐中不斷摸索和總結經驗,加強與同行交流,保證學校投資的安全性,最大限度地提高投資效益,為學校建設做出應有的貢獻。
參考文獻
[1]許宏山.高等學校儀器設備招標采購模式的建立及其應用初探[J].實驗技術與管理,2003,4:161～163
[2]張坤.風險管理與內部審計[M].北京:化學工業出版社,2004
[3]陸子鳴.貫徹政府采購精神 做好家具招標采購工作[J].實驗技術與管理,2004,5:152～154
Strengthen the management of bidding and purchasing furniturein universities to ensure the safety and effectiveness of funds
Tang Lan, Li Xiaolin, Xie Qingchun, Guo Wanxi
Beijing university of chemical technology, Beijing, 100029, China
Abstract:Through analyzing the practice of the management of bidding and purchasing furniture of Beijing university of chemical technology, this article discussed how to ensure the safety and effectiveness of funds.
Key words: university; furniture; bidding and purchasing
摘要:以本校家具招標采購實踐工作為例,探討如何做好高校家具招標采購工作,保證家具采購資金安全性及效益最大化的課題。
關鍵詞:高校;家具;招標采購
高校家具一般分為辦公家具、實驗室家具、教室家具和宿舍家具幾大類別。長期以來,其采購工作因投資小、市場不規范一直是被人們忽視的一個領域。通過我校近幾年家具采購的實踐證明,家具采購是學校為了改善教學、科研條件使用大額資金購置固定資產的一種經濟活動,在市場經濟不斷發展的環境下,如何保證家具采購資金的安全性及最大限度地提高投資效益是一個非常值得探討和研究的問題。
一、高校家具招標采購的必要性
建國60年中國的教育事業迅猛發展,特別是改革開放后國家加大對高校經費的投入,使得高校固定資產大幅度增加。高校在教學科研儀器設備增長的同時,實驗室的環境和條件建設也日益得到重視,實驗室家具、辦公家具的金額和臺件數更是有了前所未有的增長。僅我校2000年以來新購置的家具金額就達到了2000年以前的1800倍。為了保證國家經費投入的資金安全性及效益最大化,高校家具進行招標采購的科學性、合理性日益凸顯出來。2000年以前我校家具采購沒有統一管理,學生宿舍家具由后勤集團采購,各部門零星添置家具則自行采購。家具采購資金分散在不同部門,采購家具的式樣五花八門,質量良莠不齊,學校的資金投入看不到規模效益。2000年以后,我校的家具采購工作統一劃歸到國有資產管理處, 2001～2004年上半年僅由國有資產管理處負責招標采購的大宗家具金額就達到1000多萬元。由于充分發揮了職能部門集中采購的優勢,近幾年由國有資產管理處采購的實驗臺、教室座椅、宿舍床等家具不僅樣式規范、整齊,而且品質優良、價格合理,為學校節約了大量經費。由此可見,隨著學校對家具采購投入的增加,由一個職能部門統一負責大宗家具采購就顯得十分必要,同時也是提高投資效益的一個重要保障。
二、建立家具招投標機制的意義
建立家具招投標機制,可以有效地降低投資風險,保證家具采購資金的安全性,能顯著提高投資效益。
1.招標采購是一種顯著提高投資效益的經濟手段
家具生產行業投資小、技術含量低的特點決定了其市場的多元化和不規范化。雖然市場中確實有上規模、上檔次的家具生產廠家,但也存在相當一批手工作坊式的小生產廠家受自身條件限制在經濟利益的驅使下在市場中魚目混珠。采購部門如果對這個市場不了解,對生產廠家的生產和銷售渠道不了解,進行大額采購的同時就會有很大風險。在這種情況下,采用招標采購的形式可以大大降低投資風險,暢通信息渠道,很好地提高投資效益和工作效率。招標機制可以使大宗家具采購按照一定的程序在較短的時間內有序地進行:首先,招標采購要對投標廠家的資質、資信進行層層審核。招標文件的撰寫對采購家具的需求情況做出詳細說明的同時還明確了招、投標雙方的權利、義務。其次,招標采購可以擴大信息渠道,在較短的時間內吸引全國各地更多、更專業的生產廠家踴躍參與投標,提高投標廠家的檔次,提高工作效率。再者,招標采購引進了競爭機制,由于招標采購一般數量多、金額大,廠家不得不考慮改變其爭取利潤最大化的銷售策略,為了爭奪市場而降低利潤,使得采購方成為最終受益者,顯著地提高投資效益。
2.嚴格投標程序的建立可以最大限度地規避招標風險
(1)投標廠家必須在投標前交納“投標保證金”(可以是銀行保函、現金或支票)
未提交投標保證金的視為投標無效。中標方的投標保證金在與招標方簽訂了經濟合同后無息退還;落標方的投標保證金在招標方與中標方簽訂的經濟合同生效后3日內無息退還。發生下列情況之一,保證金將被沒收:開標后在投標有效期間,投標方撤回其投標書或中標方不按招標文件規定簽約。這可以有效地防止個別無誠意的廠家抬高標的,擾亂招標工作的正常進行。
(2)如果投標方代表不是企業法人代表,必須持有加蓋紅章的《法人代表授權書》
同一企業有多個銷售代表前來投標的,招標方只接受第一個持有《法人代表授權書》銷售代表的投標。這樣即可以防止投標廠家冒名頂替,又體現了招標的公平性,不會因企業內部管理問題造成撞單致使招標方陷入不必要的糾紛而阻礙招標工作正常進行。
3.規范、嚴謹的招標文件是保證招標工作質量極其重要的一個環節
招標文件是保證整個招標過程規范化的一個指導性文件,它的作用一是向投標方闡述招標方此次采購的需求情況,二是明確招、投標雙方在招投標過程中各自的權利、義務。我校在招標采購工作中逐步摸索并完善了自己的招標文件范本,范本中包括投標邀請、投標方須知、招標貨物清單及技術規范、投標文件格式4大部分。其中,“投標邀請”寫明了招標條件、發標時間地點、投標截止時間、投標地點、開標時間、地點、程序等;“投標方須知”包括了對招標文件、投標文件的說明,對開標、評標、授予合同的說明及合同基本條款的闡述;“招標貨物清單及技術規范”詳細說明了招標貨物清單、技術要求及交貨和驗收要求;“投標文件格式”規定了廠家投標文件的格式,包括投標函、開標一覽表、投標貨物數量價格表、投標書附件、資格證明文件等。招標文件將招、投標雙方的行為即權力、義務加以規范化,一旦某個環節出現問題,雙方只要按照招標文件中的約定解決即可,使得招標及簽訂合同期間省去許多麻煩,大大提高了后期工作效率。
三、我校家具招標采購工作的實踐與特點
1.嚴格審核投標廠家資質、資信,為招標工作提供重要保障
我校對投標廠家資質、資信的審核分為三步,我們稱為“三審”。
(1)“一審”:通過投標文件進行審核
我校在招標文件中明確規定了投標廠家必須提供的7個資格證明文件,即:營業執照(復印件)、法人代表授權書、投標單位情況表、生產許可證或代理證、產品鑒定證書、質量檢驗報告、投標產品獲得的榮譽證書。其中,“投標單位情況表”要求填出其職工總數(生產工人、工程技術人員所占份額)、流動資金及其資金來源(自有資金、銀行貸款所占份額)、固定資產(原值、凈值所占份額)及其資金性質(生產性、非生產性所占份額)、企業占地面積(房屋、廠房各自的建筑面積)、上一年主要經濟指標(包括指標名稱、工業總產值、實現利潤)、主要產品、主要生產情況(包括產品名稱、型號、上年產量、上年產值、產品技術先進水平、優質品率、一等品率、曾獲何種獎勵、主要產品名)等,通過審核這些資格證明文件可以很清楚地看出投標廠家的規模大小、生產經營狀況及其主打產品。
(2) “二審”:“驗廠”,也就是到生產廠家實地考察
資格證明文件是否反映了投標廠家的真實情況只要經過“驗廠”就可以一目了然。應該說這里面有很多“門道”,別小看“驗廠”,有的廠家提供虛假資質證明或打著投標廠家的名義外協加工,有的可能就是經銷商,如果不實地考察,很可能被蒙蔽,造成家具質量難以保證,交貨期拖延和中間商吃差價而增加采購成本等惡果,所以說“驗廠”是審核廠家資質必不可少的一道程序。
(3)“三審”:主要是審查投標廠家的資信情況
如果有必要,可以電話咨詢投標廠家以前的供貨單位,了解供貨及售后服務情況。
2.抓住三個環節,保證采購家具質量
我校通過近幾年的采購實踐,深感抓住以下三個環節可以行之有效地保證采購家具的質量:
(1)要求廠家在投標前送投標樣品
樣品的規格、樣式、材質、所用材料產地必須與投標書上標明的投標家具一致。落標廠家在接到落標通知后拉走樣品,中標廠家的樣品留下由招標方“封樣”,作為最后家具安裝驗收的依據,如果安裝的家具與“樣品”不符,招標方有權要求廠家退貨,從而保證了所購買家具的質量。
服務承諾即:保修年限、維修響應時間。我校要求廠家5年保修,定期保養,終身維護,24小時響應到達維修地點。
(3)付款時留總貨款5%的質量保證金,1年以后付清
這樣即使家具出現質量問題或在使用當中有些小毛病廠家也會及時維修。
四、結束語
以上就是我校在家具招標采購工作中的一些基本做法及經驗。近幾年隨著各高校辦學規模的擴大和基本建設速度的加快,采購新型、專業化的家具是改善辦學條件體現學校精神風貌的一項重要工作,今后在高校設備采購中家具采購必將占有重要的地位。作為代表學校進行家具采購的國有資產管理部門,在當今經濟建設大潮中,我們有責任和義務“摸著石頭過河”,在實踐中不斷摸索和總結經驗,加強與同行交流,保證學校投資的安全性,最大限度地提高投資效益,為學校建設做出應有的貢獻。
參考文獻
[1]許宏山.高等學校儀器設備招標采購模式的建立及其應用初探[J].實驗技術與管理,2003,4:161～163
[2]張坤.風險管理與內部審計[M].北京:化學工業出版社,2004
[3]陸子鳴.貫徹政府采購精神 做好家具招標采購工作[J].實驗技術與管理,2004,5:152～154
Strengthen the management of bidding and purchasing furniturein universities to ensure the safety and effectiveness of funds
Tang Lan, Li Xiaolin, Xie Qingchun, Guo Wanxi
Beijing university of chemical technology, Beijing, 100029, China
Abstract:Through analyzing the practice of the management of bidding and purchasing furniture of Beijing university of chemical technology, this article discussed how to ensure the safety and effectiveness of funds.
Key words: university; furniture; bidding and purchasing
摘要:以本校家具招標采購實踐工作為例,探討如何做好高校家具招標采購工作,保證家具采購資金安全性及效益最大化的課題。
關鍵詞:高校;家具;招標采購
高校家具一般分為辦公家具、實驗室家具、教室家具和宿舍家具幾大類別。長期以來,其采購工作因投資小、市場不規范一直是被人們忽視的一個領域。通過我校近幾年家具采購的實踐證明,家具采購是學校為了改善教學、科研條件使用大額資金購置固定資產的一種經濟活動,在市場經濟不斷發展的環境下,如何保證家具采購資金的安全性及最大限度地提高投資效益是一個非常值得探討和研究的問題。
一、高校家具招標采購的必要性
建國60年中國的教育事業迅猛發展,特別是改革開放后國家加大對高校經費的投入,使得高校固定資產大幅度增加。高校在教學科研儀器設備增長的同時,實驗室的環境和條件建設也日益得到重視,實驗室家具、辦公家具的金額和臺件數更是有了前所未有的增長。僅我校2000年以來新購置的家具金額就達到了2000年以前的1800倍。為了保證國家經費投入的資金安全性及效益最大化,高校家具進行招標采購的科學性、合理性日益凸顯出來。2000年以前我校家具采購沒有統一管理,學生宿舍家具由后勤集團采購,各部門零星添置家具則自行采購。家具采購資金分散在不同部門,采購家具的式樣五花八門,質量良莠不齊,學校的資金投入看不到規模效益。2000年以后,我校的家具采購工作統一劃歸到國有資產管理處, 2001～2004年上半年僅由國有資產管理處負責招標采購的大宗家具金額就達到1000多萬元。由于充分發揮了職能部門集中采購的優勢,近幾年由國有資產管理處采購的實驗臺、教室座椅、宿舍床等家具不僅樣式規范、整齊,而且品質優良、價格合理,為學校節約了大量經費。由此可見,隨著學校對家具采購投入的增加,由一個職能部門統一負責大宗家具采購就顯得十分必要,同時也是提高投資效益的一個重要保障。
二、建立家具招投標機制的意義
建立家具招投標機制,可以有效地降低投資風險,保證家具采購資金的安全性,能顯著提高投資效益。
1.招標采購是一種顯著提高投資效益的經濟手段
家具生產行業投資小、技術含量低的特點決定了其市場的多元化和不規范化。雖然市場中確實有上規模、上檔次的家具生產廠家,但也存在相當一批手工作坊式的小生產廠家受自身條件限制在經濟利益的驅使下在市場中魚目混珠。采購部門如果對這個市場不了解,對生產廠家的生產和銷售渠道不了解,進行大額采購的同時就會有很大風險。在這種情況下,采用招標采購的形式可以大大降低投資風險,暢通信息渠道,很好地提高投資效益和工作效率。招標機制可以使大宗家具采購按照一定的程序在較短的時間內有序地進行:首先,招標采購要對投標廠家的資質、資信進行層層審核。招標文件的撰寫對采購家具的需求情況做出詳細說明的同時還明確了招、投標雙方的權利、義務。其次,招標采購可以擴大信息渠道,在較短的時間內吸引全國各地更多、更專業的生產廠家踴躍參與投標,提高投標廠家的檔次,提高工作效率。再者,招標采購引進了競爭機制,由于招標采購一般數量多、金額大,廠家不得不考慮改變其爭取利潤最大化的銷售策略,為了爭奪市場而降低利潤,使得采購方成為最終受益者,顯著地提高投資效益。
2.嚴格投標程序的建立可以最大限度地規避招標風險
(1)投標廠家必須在投標前交納“投標保證金”(可以是銀行保函、現金或支票)
未提交投標保證金的視為投標無效。中標方的投標保證金在與招標方簽訂了經濟合同后無息退還;落標方的投標保證金在招標方與中標方簽訂的經濟合同生效后3日內無息退還。發生下列情況之一,保證金將被沒收:開標后在投標有效期間,投標方撤回其投標書或中標方不按招標文件規定簽約。這可以有效地防止個別無誠意的廠家抬高標的,擾亂招標工作的正常進行。
(2)如果投標方代表不是企業法人代表,必須持有加蓋紅章的《法人代表授權書》
同一企業有多個銷售代表前來投標的,招標方只接受第一個持有《法人代表授權書》銷售代表的投標。這樣即可以防止投標廠家冒名頂替,又體現了招標的公平性,不會因企業內部管理問題造成撞單致使招標方陷入不必要的糾紛而阻礙招標工作正常進行。
3.規范、嚴謹的招標文件是保證招標工作質量極其重要的一個環節
招標文件是保證整個招標過程規范化的一個指導性文件,它的作用一是向投標方闡述招標方此次采購的需求情況,二是明確招、投標雙方在招投標過程中各自的權利、義務。我校在招標采購工作中逐步摸索并完善了自己的招標文件范本,范本中包括投標邀請、投標方須知、招標貨物清單及技術規范、投標文件格式4大部分。其中,“投標邀請”寫明了招標條件、發標時間地點、投標截止時間、投標地點、開標時間、地點、程序等;“投標方須知”包括了對招標文件、投標文件的說明,對開標、評標、授予合同的說明及合同基本條款的闡述;“招標貨物清單及技術規范”詳細說明了招標貨物清單、技術要求及交貨和驗收要求;“投標文件格式”規定了廠家投標文件的格式,包括投標函、開標一覽表、投標貨物數量價格表、投標書附件、資格證明文件等。招標文件將招、投標雙方的行為即權力、義務加以規范化,一旦某個環節出現問題,雙方只要按照招標文件中的約定解決即可,使得招標及簽訂合同期間省去許多麻煩,大大提高了后期工作效率。
三、我校家具招標采購工作的實踐與特點
1.嚴格審核投標廠家資質、資信,為招標工作提供重要保障
我校對投標廠家資質、資信的審核分為三步,我們稱為“三審”。
(1)“一審”:通過投標文件進行審核
我校在招標文件中明確規定了投標廠家必須提供的7個資格證明文件,即:營業執照(復印件)、法人代表授權書、投標單位情況表、生產許可證或代理證、產品鑒定證書、質量檢驗報告、投標產品獲得的榮譽證書。其中,“投標單位情況表”要求填出其職工總數(生產工人、工程技術人員所占份額)、流動資金及其資金來源(自有資金、銀行貸款所占份額)、固定資產(原值、凈值所占份額)及其資金性質(生產性、非生產性所占份額)、企業占地面積(房屋、廠房各自的建筑面積)、上一年主要經濟指標(包括指標名稱、工業總產值、實現利潤)、主要產品、主要生產情況(包括產品名稱、型號、上年產量、上年產值、產品技術先進水平、優質品率、一等品率、曾獲何種獎勵、主要產品名)等,通過審核這些資格證明文件可以很清楚地看出投標廠家的規模大小、生產經營狀況及其主打產品。
(2) “二審”:“驗廠”,也就是到生產廠家實地考察
資格證明文件是否反映了投標廠家的真實情況只要經過“驗廠”就可以一目了然。應該說這里面有很多“門道”,別小看“驗廠”,有的廠家提供虛假資質證明或打著投標廠家的名義外協加工,有的可能就是經銷商,如果不實地考察,很可能被蒙蔽,造成家具質量難以保證,交貨期拖延和中間商吃差價而增加采購成本等惡果,所以說“驗廠”是審核廠家資質必不可少的一道程序。
(3)“三審”:主要是審查投標廠家的資信情況
如果有必要,可以電話咨詢投標廠家以前的供貨單位,了解供貨及售后服務情況。
2.抓住三個環節,保證采購家具質量
我校通過近幾年的采購實踐,深感抓住以下三個環節可以行之有效地保證采購家具的質量:
(1)要求廠家在投標前送投標樣品
樣品的規格、樣式、材質、所用材料產地必須與投標書上標明的投標家具一致。落標廠家在接到落標通知后拉走樣品,中標廠家的樣品留下由招標方“封樣”,作為最后家具安裝驗收的依據,如果安裝的家具與“樣品”不符,招標方有權要求廠家退貨,從而保證了所購買家具的質量。
