“采購(gòu)”一般是指企業(yè)實(shí)際購(gòu)買及與購(gòu)買過程有關(guān)的活動(dòng),具體包括:物料計(jì)劃和控制、采購(gòu)調(diào)研、采購(gòu)、運(yùn)輸、存貨控制、接收、物料質(zhì)量控制、廢料處理。在制造企業(yè)里,原材料的采購(gòu)?fù)瞧髽I(yè)金額最大、最頻繁的采購(gòu)行為。
成都列維士家具有限公司始建于1990年,建筑面積25000平方米,注冊(cè)資金人民幣1000余萬(wàn)元,固定資產(chǎn)原值3500萬(wàn)元,年產(chǎn)值9000萬(wàn)元。公司引進(jìn)德國(guó)、意大利全電腦程控板式家具和實(shí)木家具生產(chǎn)線,具有國(guó)外先進(jìn)的木材干燥設(shè)備,通過GB/T9001:2000國(guó)際質(zhì)量體系認(rèn)證及GB/T24001:1996環(huán)境認(rèn)證體系。公司連續(xù)三屆榮膺四川省家具博覽會(huì)金獎(jiǎng)。(以下簡(jiǎn)稱A公司)
一、A公司原材料采購(gòu)系統(tǒng)現(xiàn)狀分析
(一) A公司原材料采購(gòu)系統(tǒng)分析
A公司原材料采購(gòu)工作主要由采購(gòu)部門負(fù)責(zé),采購(gòu)部門與原材料需求方(生產(chǎn)部門和庫(kù)房)的關(guān)系是平行關(guān)系,同屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管轄,這種結(jié)構(gòu)便于協(xié)調(diào)采購(gòu)部和生產(chǎn)部、材料庫(kù)房的關(guān)系。采購(gòu)活動(dòng)是由原材料庫(kù)房及定單下達(dá)后車間主管向生產(chǎn)部反映庫(kù)存異動(dòng)情況,再由生產(chǎn)部門向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng),采購(gòu)部門向供應(yīng)商發(fā)出訂單,供應(yīng)商送貨后先由質(zhì)管部門檢驗(yàn),庫(kù)房管理人員清點(diǎn)數(shù)目后入庫(kù)。每次的采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生的同時(shí)伴隨著相關(guān)信息在不同部門的流動(dòng)。
(二)A公司原材料采購(gòu)環(huán)境分析
A公司所在成都市龍橋鎮(zhèn)工業(yè)園區(qū)生產(chǎn)家具的企業(yè)就有300多家,已經(jīng)形成了一定的集群效應(yīng)。與A公司有著直接業(yè)務(wù)聯(lián)系的原材料供應(yīng)商企業(yè)基本上都是本地企業(yè)。至2004年A公司的供應(yīng)商有207個(gè),其中164個(gè)都在A公司所在的龍橋鎮(zhèn)及周邊城鎮(zhèn),占全部供應(yīng)商的80%,25個(gè)是在四川省其它地區(qū),18個(gè)在國(guó)內(nèi)的其它省市,A公司80%以上的原材料采購(gòu)金額都支付給了本地供應(yīng)商企業(yè)。從外地供應(yīng)商采購(gòu)的原材料往往都是A公司現(xiàn)在新開發(fā)產(chǎn)品的重要配件,而這些原材料都是由國(guó)內(nèi)大型公司(或代理商)供貨,質(zhì)量相對(duì)可靠,但是價(jià)格一般比較高、交貨需要的時(shí)間周期很長(zhǎng),而且運(yùn)輸成本所占比例很高。A公司本地的供應(yīng)商中約60%都是家庭作坊式的小企業(yè),由于供應(yīng)商企業(yè)的管理水平普遍較低,所以原材料的質(zhì)量和生產(chǎn)都不太穩(wěn)定。然而這些企業(yè)供貨價(jià)格一般比較低,供貨時(shí)間也很短,對(duì)于公司的要求反應(yīng)迅速,付款方式靈活,退貨方便,公司對(duì)當(dāng)?shù)毓⿷?yīng)商的管理和監(jiān)督也很方便,因此供應(yīng)商本地化是A公司采購(gòu)管理的一大趨勢(shì),與本地供應(yīng)商共同發(fā)展也是公司的一個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
二、 A公司采購(gòu)系統(tǒng)中存在的問題分析
2004年10月,根據(jù)材料費(fèi)用分配表對(duì)A公司的直接材料成本進(jìn)行了一次初步的統(tǒng)計(jì)核算,發(fā)現(xiàn)材料實(shí)際成本與理想的標(biāo)準(zhǔn)成本差距很大。例如:2004年9月生產(chǎn)了1200套家具,其中包括650套標(biāo)準(zhǔn)間、500套單人間和50套套房,直接材料成本的標(biāo)準(zhǔn)成本是根據(jù)每套家具所包含的所有原材料按照當(dāng)月原材料單價(jià)相加計(jì)算得到的:差額=實(shí)際成本-標(biāo)準(zhǔn)成本,差異率=差額/標(biāo)準(zhǔn)成本
分析所得,標(biāo)準(zhǔn)間、單人間、套房共1200套家具所耗用材料實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本之間的差額為185元,平均差異率為5.5%,也就是說材料實(shí)際成本提高了5.5%。經(jīng)過初步調(diào)查與分析,直接材料實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異絕大部分是因?yàn)樵牧腺|(zhì)量問題以及原材料缺貨等原因引起的。具體問題如下:
(一)采購(gòu)活動(dòng)中各部門關(guān)系不夠協(xié)調(diào)
由于A公司是采用定單生產(chǎn)的方式,所以對(duì)原材料的采購(gòu)也是根據(jù)定單的數(shù)量進(jìn)行合理的材料采購(gòu)。材料的采購(gòu)首先是通過車間主管提交材料申購(gòu)單,然后由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核,再由生產(chǎn)部將申購(gòu)單交于采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu),再由采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出訂單,最后才通過質(zhì)檢部體驗(yàn)合格入庫(kù)。這一系列復(fù)雜的程序中如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題,就會(huì)導(dǎo)致了由于原材料得不到及時(shí)的提供,從而延誤生產(chǎn)周期,進(jìn)而耽誤了產(chǎn)品定單交貨日,造成了公司不必要的費(fèi)用支出。
(二)供應(yīng)商原材料供應(yīng)不能按時(shí)、按質(zhì)交貨
一方面,由于供應(yīng)商企業(yè)管理水平的普遍落后,而A公司本身的采購(gòu)管理工作又缺乏有效性,常常因?yàn)樵牧系挠绊?產(chǎn)品的質(zhì)量得不到保證,客戶的訂單也無(wú)法滿足,結(jié)果又導(dǎo)致成品庫(kù)存和原材料庫(kù)存居高不下,公司的生產(chǎn)管理無(wú)法規(guī)范,客戶的滿意度無(wú)法提升,市場(chǎng)份額也難以提高。另一方面,當(dāng)?shù)丶揖咝袠I(yè)原材料的需求量很大,有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)供不應(yīng)求的局面。有些供應(yīng)商為了及時(shí)供應(yīng)原材料,對(duì)質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán),出現(xiàn)了一些偽劣產(chǎn)品。這些都會(huì)導(dǎo)致原材料不能及時(shí)供應(yīng),如此一來,采購(gòu)環(huán)節(jié)就成了公司發(fā)展的一個(gè)重要瓶頸。
(三)采購(gòu)隊(duì)伍力量的薄弱
A公司采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)時(shí),都是按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行采購(gòu),只是按照生產(chǎn)部提交的申購(gòu)單向材料供應(yīng)商進(jìn)行單一的采購(gòu),沒有從市場(chǎng)的角度分析采購(gòu)材料的成本。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下,作為現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)采用這種采購(gòu)方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足公司的發(fā)展需求。
三、針對(duì)問題提出的相關(guān)解決對(duì)策
(一)加強(qiáng)部門管理,結(jié)合具體情況靈活的減少采購(gòu)程序
A公司應(yīng)該注重各部門管理工作,維持好各部門正常動(dòng)作,保證部門之間緊密銜接。另外,根據(jù)公司的具體情況,對(duì)于部分材料采購(gòu)采用靈活的方式適當(dāng)?shù)臏p少程序,從而節(jié)約了材料供應(yīng)時(shí)間,有利于車間產(chǎn)品的正常生產(chǎn)。另外對(duì)于車間常用材料,可直接由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)檢驗(yàn)。這樣不但節(jié)約了費(fèi)用的開支,也保證了材料的及時(shí)送達(dá)。
(二)尋找長(zhǎng)期供應(yīng)的戰(zhàn)略伙伴
戰(zhàn)略聯(lián)盟是一種長(zhǎng)期互惠的商務(wù)關(guān)系。聯(lián)盟與伙伴關(guān)系都有一個(gè)主要目標(biāo):出擊市場(chǎng)。聯(lián)盟伙伴可以通過兩種途徑實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。第一,把重點(diǎn)放在為采購(gòu)方的最終用戶創(chuàng)造更大的價(jià)值。第二,強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)更低的總成本。當(dāng)采購(gòu)方與供應(yīng)商開展合作時(shí),就可能出現(xiàn)提高效率和降低成本的機(jī)會(huì),這種節(jié)約有助于公司在不損害供應(yīng)商利益的前提下提供有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格。
(三) 建立優(yōu)秀的采購(gòu)隊(duì)伍
一個(gè)企業(yè)獲得卓越的采購(gòu)績(jī)效必須依賴于一支高素質(zhì)、高士氣的員工隊(duì)伍,建議公司應(yīng)該通過招聘、訓(xùn)練和培養(yǎng),造就出一批具有良好教育程度、有專業(yè)技能、思維活躍的采購(gòu)專家隊(duì)伍。
該公司作為一個(gè)民營(yíng)家具制造企業(yè),所處的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)極其激烈。公司能否在行業(yè)內(nèi)保持領(lǐng)先的地位,關(guān)鍵因素就是能否在保證質(zhì)量的同時(shí)取得產(chǎn)品成本優(yōu)勢(shì)。企業(yè)采購(gòu)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分,在為企業(yè)追求合理的利潤(rùn)、提供穩(wěn)定而又快捷的物資供應(yīng)、專業(yè)而又全面技術(shù)服務(wù)方面起了關(guān)鍵性的作用,加強(qiáng)采購(gòu)管理是企業(yè)挖掘潛力、增強(qiáng)其競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。
(易文翰,1983年生,河南新縣人,許昌學(xué)院化學(xué)化工學(xué)院助教。研究方向:財(cái)務(wù)管理)
成都列維士家具有限公司始建于1990年,建筑面積25000平方米,注冊(cè)資金人民幣1000余萬(wàn)元,固定資產(chǎn)原值3500萬(wàn)元,年產(chǎn)值9000萬(wàn)元。公司引進(jìn)德國(guó)、意大利全電腦程控板式家具和實(shí)木家具生產(chǎn)線,具有國(guó)外先進(jìn)的木材干燥設(shè)備,通過GB/T9001:2000國(guó)際質(zhì)量體系認(rèn)證及GB/T24001:1996環(huán)境認(rèn)證體系。公司連續(xù)三屆榮膺四川省家具博覽會(huì)金獎(jiǎng)。(以下簡(jiǎn)稱A公司)
一、A公司原材料采購(gòu)系統(tǒng)現(xiàn)狀分析
(一) A公司原材料采購(gòu)系統(tǒng)分析
A公司原材料采購(gòu)工作主要由采購(gòu)部門負(fù)責(zé),采購(gòu)部門與原材料需求方(生產(chǎn)部門和庫(kù)房)的關(guān)系是平行關(guān)系,同屬一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)管轄,這種結(jié)構(gòu)便于協(xié)調(diào)采購(gòu)部和生產(chǎn)部、材料庫(kù)房的關(guān)系。采購(gòu)活動(dòng)是由原材料庫(kù)房及定單下達(dá)后車間主管向生產(chǎn)部反映庫(kù)存異動(dòng)情況,再由生產(chǎn)部門向采購(gòu)部門提出采購(gòu)申請(qǐng),采購(gòu)部門向供應(yīng)商發(fā)出訂單,供應(yīng)商送貨后先由質(zhì)管部門檢驗(yàn),庫(kù)房管理人員清點(diǎn)數(shù)目后入庫(kù)。每次的采購(gòu)活動(dòng)發(fā)生的同時(shí)伴隨著相關(guān)信息在不同部門的流動(dòng)。
(二)A公司原材料采購(gòu)環(huán)境分析
A公司所在成都市龍橋鎮(zhèn)工業(yè)園區(qū)生產(chǎn)家具的企業(yè)就有300多家,已經(jīng)形成了一定的集群效應(yīng)。與A公司有著直接業(yè)務(wù)聯(lián)系的原材料供應(yīng)商企業(yè)基本上都是本地企業(yè)。至2004年A公司的供應(yīng)商有207個(gè),其中164個(gè)都在A公司所在的龍橋鎮(zhèn)及周邊城鎮(zhèn),占全部供應(yīng)商的80%,25個(gè)是在四川省其它地區(qū),18個(gè)在國(guó)內(nèi)的其它省市,A公司80%以上的原材料采購(gòu)金額都支付給了本地供應(yīng)商企業(yè)。從外地供應(yīng)商采購(gòu)的原材料往往都是A公司現(xiàn)在新開發(fā)產(chǎn)品的重要配件,而這些原材料都是由國(guó)內(nèi)大型公司(或代理商)供貨,質(zhì)量相對(duì)可靠,但是價(jià)格一般比較高、交貨需要的時(shí)間周期很長(zhǎng),而且運(yùn)輸成本所占比例很高。A公司本地的供應(yīng)商中約60%都是家庭作坊式的小企業(yè),由于供應(yīng)商企業(yè)的管理水平普遍較低,所以原材料的質(zhì)量和生產(chǎn)都不太穩(wěn)定。然而這些企業(yè)供貨價(jià)格一般比較低,供貨時(shí)間也很短,對(duì)于公司的要求反應(yīng)迅速,付款方式靈活,退貨方便,公司對(duì)當(dāng)?shù)毓⿷?yīng)商的管理和監(jiān)督也很方便,因此供應(yīng)商本地化是A公司采購(gòu)管理的一大趨勢(shì),與本地供應(yīng)商共同發(fā)展也是公司的一個(gè)戰(zhàn)略目標(biāo)。
二、 A公司采購(gòu)系統(tǒng)中存在的問題分析
2004年10月,根據(jù)材料費(fèi)用分配表對(duì)A公司的直接材料成本進(jìn)行了一次初步的統(tǒng)計(jì)核算,發(fā)現(xiàn)材料實(shí)際成本與理想的標(biāo)準(zhǔn)成本差距很大。例如:2004年9月生產(chǎn)了1200套家具,其中包括650套標(biāo)準(zhǔn)間、500套單人間和50套套房,直接材料成本的標(biāo)準(zhǔn)成本是根據(jù)每套家具所包含的所有原材料按照當(dāng)月原材料單價(jià)相加計(jì)算得到的:差額=實(shí)際成本-標(biāo)準(zhǔn)成本,差異率=差額/標(biāo)準(zhǔn)成本
分析所得,標(biāo)準(zhǔn)間、單人間、套房共1200套家具所耗用材料實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本之間的差額為185元,平均差異率為5.5%,也就是說材料實(shí)際成本提高了5.5%。經(jīng)過初步調(diào)查與分析,直接材料實(shí)際成本與標(biāo)準(zhǔn)成本的差異絕大部分是因?yàn)樵牧腺|(zhì)量問題以及原材料缺貨等原因引起的。具體問題如下:
(一)采購(gòu)活動(dòng)中各部門關(guān)系不夠協(xié)調(diào)
由于A公司是采用定單生產(chǎn)的方式,所以對(duì)原材料的采購(gòu)也是根據(jù)定單的數(shù)量進(jìn)行合理的材料采購(gòu)。材料的采購(gòu)首先是通過車間主管提交材料申購(gòu)單,然后由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核,再由生產(chǎn)部將申購(gòu)單交于采購(gòu)部進(jìn)行采購(gòu),再由采購(gòu)部向供應(yīng)商發(fā)出訂單,最后才通過質(zhì)檢部體驗(yàn)合格入庫(kù)。這一系列復(fù)雜的程序中如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題,就會(huì)導(dǎo)致了由于原材料得不到及時(shí)的提供,從而延誤生產(chǎn)周期,進(jìn)而耽誤了產(chǎn)品定單交貨日,造成了公司不必要的費(fèi)用支出。
(二)供應(yīng)商原材料供應(yīng)不能按時(shí)、按質(zhì)交貨
一方面,由于供應(yīng)商企業(yè)管理水平的普遍落后,而A公司本身的采購(gòu)管理工作又缺乏有效性,常常因?yàn)樵牧系挠绊?產(chǎn)品的質(zhì)量得不到保證,客戶的訂單也無(wú)法滿足,結(jié)果又導(dǎo)致成品庫(kù)存和原材料庫(kù)存居高不下,公司的生產(chǎn)管理無(wú)法規(guī)范,客戶的滿意度無(wú)法提升,市場(chǎng)份額也難以提高。另一方面,當(dāng)?shù)丶揖咝袠I(yè)原材料的需求量很大,有時(shí)甚至?xí)霈F(xiàn)供不應(yīng)求的局面。有些供應(yīng)商為了及時(shí)供應(yīng)原材料,對(duì)質(zhì)量把關(guān)不嚴(yán),出現(xiàn)了一些偽劣產(chǎn)品。這些都會(huì)導(dǎo)致原材料不能及時(shí)供應(yīng),如此一來,采購(gòu)環(huán)節(jié)就成了公司發(fā)展的一個(gè)重要瓶頸。
(三)采購(gòu)隊(duì)伍力量的薄弱
A公司采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu)時(shí),都是按照傳統(tǒng)的方式進(jìn)行采購(gòu),只是按照生產(chǎn)部提交的申購(gòu)單向材料供應(yīng)商進(jìn)行單一的采購(gòu),沒有從市場(chǎng)的角度分析采購(gòu)材料的成本。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下,作為現(xiàn)代生產(chǎn)企業(yè)采用這種采購(gòu)方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足公司的發(fā)展需求。
三、針對(duì)問題提出的相關(guān)解決對(duì)策
(一)加強(qiáng)部門管理,結(jié)合具體情況靈活的減少采購(gòu)程序
A公司應(yīng)該注重各部門管理工作,維持好各部門正常動(dòng)作,保證部門之間緊密銜接。另外,根據(jù)公司的具體情況,對(duì)于部分材料采購(gòu)采用靈活的方式適當(dāng)?shù)臏p少程序,從而節(jié)約了材料供應(yīng)時(shí)間,有利于車間產(chǎn)品的正常生產(chǎn)。另外對(duì)于車間常用材料,可直接由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)檢驗(yàn)。這樣不但節(jié)約了費(fèi)用的開支,也保證了材料的及時(shí)送達(dá)。
(二)尋找長(zhǎng)期供應(yīng)的戰(zhàn)略伙伴
戰(zhàn)略聯(lián)盟是一種長(zhǎng)期互惠的商務(wù)關(guān)系。聯(lián)盟與伙伴關(guān)系都有一個(gè)主要目標(biāo):出擊市場(chǎng)。聯(lián)盟伙伴可以通過兩種途徑實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。第一,把重點(diǎn)放在為采購(gòu)方的最終用戶創(chuàng)造更大的價(jià)值。第二,強(qiáng)調(diào)實(shí)現(xiàn)更低的總成本。當(dāng)采購(gòu)方與供應(yīng)商開展合作時(shí),就可能出現(xiàn)提高效率和降低成本的機(jī)會(huì),這種節(jié)約有助于公司在不損害供應(yīng)商利益的前提下提供有競(jìng)爭(zhēng)力的價(jià)格。
(三) 建立優(yōu)秀的采購(gòu)隊(duì)伍
一個(gè)企業(yè)獲得卓越的采購(gòu)績(jī)效必須依賴于一支高素質(zhì)、高士氣的員工隊(duì)伍,建議公司應(yīng)該通過招聘、訓(xùn)練和培養(yǎng),造就出一批具有良好教育程度、有專業(yè)技能、思維活躍的采購(gòu)專家隊(duì)伍。
該公司作為一個(gè)民營(yíng)家具制造企業(yè),所處的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)極其激烈。公司能否在行業(yè)內(nèi)保持領(lǐng)先的地位,關(guān)鍵因素就是能否在保證質(zhì)量的同時(shí)取得產(chǎn)品成本優(yōu)勢(shì)。企業(yè)采購(gòu)作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分,在為企業(yè)追求合理的利潤(rùn)、提供穩(wěn)定而又快捷的物資供應(yīng)、專業(yè)而又全面技術(shù)服務(wù)方面起了關(guān)鍵性的作用,加強(qiáng)采購(gòu)管理是企業(yè)挖掘潛力、增強(qiáng)其競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段。
(易文翰,1983年生,河南新縣人,許昌學(xué)院化學(xué)化工學(xué)院助教。研究方向:財(cái)務(wù)管理)
