摘 要:根據(jù)多校區(qū)高校的家具管理的現(xiàn)狀,提出新問(wèn)題的思考,闡述管理方法和手段的更新。
關(guān)鍵詞:多校區(qū)高校 家具管理 信息化
前 言
近年來(lái)我校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,辦學(xué)質(zhì)量不斷提高,但同時(shí)也存在著大量多校區(qū)辦學(xué)、新老校區(qū)并存、校區(qū)分散的情況,給高校管理提出了新的要求。固定資產(chǎn)管理是高校管理的重要內(nèi)容之一,家具類資產(chǎn)是固定資產(chǎn)的重要組成部分。本文就如何在校區(qū)多且分散的情況下,結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),談?wù)剬?duì)家具類固定資產(chǎn)信息化管理的思考。
1.家具類資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀
2007年財(cái)政部進(jìn)行全國(guó)行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作。在清查過(guò)程中反映出的盤(pán)虧等家具資產(chǎn)的流失,一方面是由于日常管理不到位,另一方面也因?yàn)樾^(qū)空間跨度大,家具使用時(shí)間跨度大,各校區(qū)在學(xué)校合并前管理部門(mén)、記賬方法各不同,在移交過(guò)程中也存在一些歷史資料缺失造成。
多校區(qū)高校一般規(guī)模比較龐大,且各校區(qū)分散。應(yīng)由家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)統(tǒng)一管理學(xué)校的教學(xué)、科研、辦公家具。
1.1 家具類資產(chǎn)帳管理
家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)設(shè)有全校各類家具的總帳、分類帳、分戶帳、明細(xì)帳,各校區(qū)設(shè)有歸口管理部門(mén)派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本校區(qū)內(nèi)各單位的家具類資產(chǎn)增置。目前各單位在辦理家具資產(chǎn)增置手續(xù)時(shí),須到相應(yīng)校區(qū)辦公室填寫(xiě)資產(chǎn)增置單。每自然年年終時(shí)各校區(qū)將數(shù)據(jù)匯總,進(jìn)行本年度的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。各校區(qū)匯總的數(shù)據(jù)包括單機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)文件(一般為mdf、exl和dbf等格式)和紙質(zhì)報(bào)表(年度報(bào)表),歸口管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)合并,得到本年度全部增置數(shù)據(jù)。歸口管理部門(mén)只有在年終數(shù)據(jù)匯總時(shí)才能獲得相應(yīng)校區(qū)的數(shù)據(jù),無(wú)法實(shí)時(shí)獲得當(dāng)前的資產(chǎn)數(shù)據(jù)和聯(lián)動(dòng)信息,帶來(lái)資產(chǎn)管理上的盲點(diǎn),不利于各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析工作的開(kāi)展。
家具類資產(chǎn)在年終進(jìn)行本年度的報(bào)廢統(tǒng)計(jì),同樣也存在著非實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的問(wèn)題。
1.2 家具類資產(chǎn)的日常管理
全校各類家具散布在各個(gè)校區(qū)的各個(gè)大樓,家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)日常管理人員少,難度大,平時(shí)“只見(jiàn)帳不見(jiàn)物”。各單位沒(méi)有專職的管理人員,一般使用人即管理人。新校區(qū)由于新建時(shí)間不長(zhǎng),使用的家具較新。老校區(qū)則存在大量老、舊家具,部分家具使用甚至超過(guò)50年,存在大量報(bào)廢和新配置家具等潛在問(wèn)題。隨著各學(xué)院搬遷至新校區(qū),又將有大量舊家具被棄用和購(gòu)入批量家具。
1.3 家具倉(cāng)庫(kù)管理
家具倉(cāng)庫(kù)作為一個(gè)暫時(shí)存放和周轉(zhuǎn)大量家具的地方,其管理的科學(xué)性是影響家具管理工作的效率和效果的關(guān)鍵因素之一。
倉(cāng)庫(kù)設(shè)有管理員一名,家具出庫(kù)由家具領(lǐng)用人填寫(xiě)出庫(kù)單,倉(cāng)庫(kù)管理員以月為單位統(tǒng)計(jì)出庫(kù)數(shù)據(jù),與家具固定資產(chǎn)帳管理人員對(duì)帳,資產(chǎn)帳管理人員修改其單機(jī)倉(cāng)庫(kù)家具庫(kù)存和出入庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)。此做法的缺陷在于:一、家具倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的家具數(shù)量和出入庫(kù)信息在資產(chǎn)帳管理人員的倉(cāng)庫(kù)家具數(shù)據(jù)庫(kù)中不是實(shí)時(shí)顯示的。由于倉(cāng)庫(kù)管理員和資產(chǎn)帳管理員每月對(duì)一次帳,一個(gè)月內(nèi)積累的倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)信息只有在這個(gè)時(shí)候才會(huì)在資產(chǎn)帳管理員的數(shù)據(jù)庫(kù)中體現(xiàn),倉(cāng)庫(kù)也許每天都有出庫(kù)入庫(kù),但資產(chǎn)帳管理員的數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)月才更新一次,如此在時(shí)間上產(chǎn)生的錯(cuò)位容易造成家具分配人員對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)家具數(shù)量的了解的不及時(shí)導(dǎo)致出現(xiàn)工作的紕漏,影響工作進(jìn)度等;二、校區(qū)多、分布散,每月對(duì)帳時(shí),資產(chǎn)帳管理人員往往要往返校區(qū)之間察看家具倉(cāng)庫(kù)的情況,降低了工作效率;三、倉(cāng)庫(kù)管理員無(wú)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù),僅有資產(chǎn)帳管理員每月對(duì)帳后派發(fā)的紙質(zhì)庫(kù)存報(bào)表,沒(méi)有實(shí)時(shí)體現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存數(shù)量。
2.實(shí)現(xiàn)家具類資產(chǎn)規(guī)范管理
對(duì)家具管理現(xiàn)狀所提出的問(wèn)題,一是提高教職工特別是各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人的資產(chǎn)觀念與資產(chǎn)管理意識(shí)。二是進(jìn)一步完善學(xué)校資產(chǎn)管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行資產(chǎn)管理各項(xiàng)制度,促進(jìn)固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化、制度化。三是進(jìn)一步提高資產(chǎn)管理水平,構(gòu)建資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)家具資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)監(jiān)管。
通過(guò)建立信息化管理系統(tǒng),運(yùn)用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)集中各校區(qū)家具數(shù)據(jù),對(duì)家具類資產(chǎn)的申購(gòu)、增置、維修、減少、報(bào)廢等申請(qǐng)和審核進(jìn)行開(kāi)放式動(dòng)態(tài)分級(jí)管理。減少辦事過(guò)程中的紙質(zhì)文件,減少教職工因家具資產(chǎn)管理產(chǎn)生的校區(qū)間往返次數(shù),以達(dá)到家具資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)化,信息實(shí)時(shí)化,管理?規(guī)范化。
2.1 數(shù)據(jù)功能
通過(guò)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的家具類資產(chǎn)管理系統(tǒng),擬達(dá)到以下功能:
(1)網(wǎng)絡(luò)審批功能包括各類用戶網(wǎng)上自購(gòu)家具申請(qǐng),自購(gòu)家具審批;網(wǎng)上資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入,資產(chǎn)增置;網(wǎng)上報(bào)廢資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入,資產(chǎn)報(bào)廢審批。倉(cāng)庫(kù)資產(chǎn)分發(fā);舊家具調(diào)劑申請(qǐng),調(diào)劑審批;家具資產(chǎn)配置申請(qǐng)、審核等。
(2)查詢、統(tǒng)計(jì)功能,包括資產(chǎn)信息查詢(按單位查詢、按時(shí)間查詢、按分類查詢、按存放地點(diǎn)查詢等);各單位查詢本單位家具資產(chǎn)信息;管理員所管資產(chǎn)信息查詢;各類申請(qǐng)審核反饋信息查詢。
(3)打印功能,包括各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印;資產(chǎn)增置單打印;資產(chǎn)報(bào)廢單打印;資產(chǎn)標(biāo)簽打印。
(4)家具圖片展示及其他擴(kuò)展功能。實(shí)現(xiàn)校內(nèi)局域網(wǎng)歸口管理部門(mén)、各使用單位管理人員依據(jù)賦予的權(quán)限實(shí)時(shí)查詢的要求,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)據(jù)共享,提高了固定資產(chǎn)管理工作的效率。
(5)倉(cāng)庫(kù)管理手段和方法的提高。改進(jìn)后的倉(cāng)庫(kù)家具管理模式類似物流倉(cāng)儲(chǔ),出入庫(kù)信息實(shí)時(shí)顯示,有效掌控庫(kù)存信息。
2.2 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)關(guān)系到整個(gè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能,其要求信息全面,又要避免過(guò)于繁瑣帶來(lái)的過(guò)度計(jì)算。主要設(shè)計(jì)以下數(shù)據(jù)庫(kù):用戶名稱密碼數(shù)據(jù)庫(kù)、單位代碼數(shù)據(jù)庫(kù)、固定資產(chǎn)增置表數(shù)據(jù)庫(kù)、資產(chǎn)申購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、報(bào)廢資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、維修記錄信息庫(kù)、家具調(diào)劑信息庫(kù)、分類代碼數(shù)據(jù)庫(kù)、家具圖片庫(kù)等。
2.3 數(shù)據(jù)流程
資產(chǎn)管理過(guò)程中,資產(chǎn)增置和報(bào)廢工作量最大,也較為典型,現(xiàn)以資產(chǎn)增置和報(bào)廢流程為例,列出信息處理的基本流程。
2.3.1 家具類資產(chǎn)增置
資產(chǎn)增置錄入由家具資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)人員錄入所購(gòu)家具信息,錄入的信息主要有:增置編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、分類編號(hào)、統(tǒng)一編號(hào)、購(gòu)置日期、廠家、入帳日期、存放地點(diǎn)、使用單位、所屬部門(mén)、保管人、單位負(fù)責(zé)人、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、附件、家具圖片等。其中多項(xiàng)信息字段可由系統(tǒng)自動(dòng)生成。信息錄入后數(shù)據(jù)進(jìn)入記錄在固定資產(chǎn)增置信息庫(kù),管理員可在信息管理器中讀取,審核通過(guò)后自動(dòng)生成資產(chǎn)統(tǒng)一編號(hào),數(shù)據(jù)進(jìn)入資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.3.2 家具類資產(chǎn)報(bào)廢
現(xiàn)行的家具類資產(chǎn)報(bào)廢的工作流程如圖2,根據(jù)現(xiàn)流程設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)流程如圖3
家具類資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損的申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)由家具所在學(xué)院部門(mén)專職管理員、型號(hào)、規(guī)格、分類號(hào)、統(tǒng)一編號(hào)、購(gòu)置日期、廠家、入帳日期、存放地點(diǎn)、使用單位、所屬部門(mén)、保管人、單位負(fù)責(zé)人、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、附件信息、家具圖片等具體信息。家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)從報(bào)廢報(bào)損申請(qǐng)數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取報(bào)廢申請(qǐng),核實(shí)后審核通過(guò)。審核通過(guò)后的家具從“在用家具數(shù)據(jù)庫(kù)”中劃出,轉(zhuǎn)入“報(bào)廢報(bào)損數(shù)據(jù)庫(kù)”。
3.結(jié)語(yǔ)
通過(guò)對(duì)家具管理現(xiàn)狀的分析,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出可行的解決方案,總結(jié)有以下4點(diǎn):1、各單位需強(qiáng)化資產(chǎn)管理觀念,設(shè)專人管理本單位的家具資產(chǎn)帳和家具使用情況。便于與家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)核對(duì)。2、引入網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái),以便各單位、各流程的信息能及時(shí)傳遞。3、引入合理的倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)和庫(kù)存管理手段,提高家具和倉(cāng)儲(chǔ)空間使用率;4、明晰各流程的程序,減少中間過(guò)程,避免各類錯(cuò)誤的產(chǎn)生,提高管理水平與管理效益。
在目前的條件下,完全使用網(wǎng)絡(luò)化管理還有些難度。在過(guò)渡期間,手工記賬、單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)記賬還將繼續(xù),避免各類數(shù)據(jù)丟失和在新管理方法上產(chǎn)生新問(wèn)題,從而減少家具類固定資產(chǎn)的流失。◆
參考文獻(xiàn):
1.沈滌萍《淺談高校合并后的固定資產(chǎn)管理》 實(shí)驗(yàn)室研究與探索 第24 卷第7 期 p114-115
2.艾寶 崔志恒 張洲《淺談高校辦公家具的信息化管理》科技資訊 2007年第10期p225
注:本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文
關(guān)鍵詞:多校區(qū)高校 家具管理 信息化
前 言
近年來(lái)我校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,辦學(xué)質(zhì)量不斷提高,但同時(shí)也存在著大量多校區(qū)辦學(xué)、新老校區(qū)并存、校區(qū)分散的情況,給高校管理提出了新的要求。固定資產(chǎn)管理是高校管理的重要內(nèi)容之一,家具類資產(chǎn)是固定資產(chǎn)的重要組成部分。本文就如何在校區(qū)多且分散的情況下,結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn),談?wù)剬?duì)家具類固定資產(chǎn)信息化管理的思考。
1.家具類資產(chǎn)管理的現(xiàn)狀
2007年財(cái)政部進(jìn)行全國(guó)行政事業(yè)單位資產(chǎn)清查工作。在清查過(guò)程中反映出的盤(pán)虧等家具資產(chǎn)的流失,一方面是由于日常管理不到位,另一方面也因?yàn)樾^(qū)空間跨度大,家具使用時(shí)間跨度大,各校區(qū)在學(xué)校合并前管理部門(mén)、記賬方法各不同,在移交過(guò)程中也存在一些歷史資料缺失造成。
多校區(qū)高校一般規(guī)模比較龐大,且各校區(qū)分散。應(yīng)由家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)統(tǒng)一管理學(xué)校的教學(xué)、科研、辦公家具。
1.1 家具類資產(chǎn)帳管理
家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)設(shè)有全校各類家具的總帳、分類帳、分戶帳、明細(xì)帳,各校區(qū)設(shè)有歸口管理部門(mén)派出機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本校區(qū)內(nèi)各單位的家具類資產(chǎn)增置。目前各單位在辦理家具資產(chǎn)增置手續(xù)時(shí),須到相應(yīng)校區(qū)辦公室填寫(xiě)資產(chǎn)增置單。每自然年年終時(shí)各校區(qū)將數(shù)據(jù)匯總,進(jìn)行本年度的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。各校區(qū)匯總的數(shù)據(jù)包括單機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)文件(一般為mdf、exl和dbf等格式)和紙質(zhì)報(bào)表(年度報(bào)表),歸口管理部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)合并,得到本年度全部增置數(shù)據(jù)。歸口管理部門(mén)只有在年終數(shù)據(jù)匯總時(shí)才能獲得相應(yīng)校區(qū)的數(shù)據(jù),無(wú)法實(shí)時(shí)獲得當(dāng)前的資產(chǎn)數(shù)據(jù)和聯(lián)動(dòng)信息,帶來(lái)資產(chǎn)管理上的盲點(diǎn),不利于各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)分析工作的開(kāi)展。
家具類資產(chǎn)在年終進(jìn)行本年度的報(bào)廢統(tǒng)計(jì),同樣也存在著非實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的問(wèn)題。
1.2 家具類資產(chǎn)的日常管理
全校各類家具散布在各個(gè)校區(qū)的各個(gè)大樓,家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)日常管理人員少,難度大,平時(shí)“只見(jiàn)帳不見(jiàn)物”。各單位沒(méi)有專職的管理人員,一般使用人即管理人。新校區(qū)由于新建時(shí)間不長(zhǎng),使用的家具較新。老校區(qū)則存在大量老、舊家具,部分家具使用甚至超過(guò)50年,存在大量報(bào)廢和新配置家具等潛在問(wèn)題。隨著各學(xué)院搬遷至新校區(qū),又將有大量舊家具被棄用和購(gòu)入批量家具。
1.3 家具倉(cāng)庫(kù)管理
家具倉(cāng)庫(kù)作為一個(gè)暫時(shí)存放和周轉(zhuǎn)大量家具的地方,其管理的科學(xué)性是影響家具管理工作的效率和效果的關(guān)鍵因素之一。
倉(cāng)庫(kù)設(shè)有管理員一名,家具出庫(kù)由家具領(lǐng)用人填寫(xiě)出庫(kù)單,倉(cāng)庫(kù)管理員以月為單位統(tǒng)計(jì)出庫(kù)數(shù)據(jù),與家具固定資產(chǎn)帳管理人員對(duì)帳,資產(chǎn)帳管理人員修改其單機(jī)倉(cāng)庫(kù)家具庫(kù)存和出入庫(kù)數(shù)據(jù)庫(kù)。此做法的缺陷在于:一、家具倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的家具數(shù)量和出入庫(kù)信息在資產(chǎn)帳管理人員的倉(cāng)庫(kù)家具數(shù)據(jù)庫(kù)中不是實(shí)時(shí)顯示的。由于倉(cāng)庫(kù)管理員和資產(chǎn)帳管理員每月對(duì)一次帳,一個(gè)月內(nèi)積累的倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)信息只有在這個(gè)時(shí)候才會(huì)在資產(chǎn)帳管理員的數(shù)據(jù)庫(kù)中體現(xiàn),倉(cāng)庫(kù)也許每天都有出庫(kù)入庫(kù),但資產(chǎn)帳管理員的數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)月才更新一次,如此在時(shí)間上產(chǎn)生的錯(cuò)位容易造成家具分配人員對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)家具數(shù)量的了解的不及時(shí)導(dǎo)致出現(xiàn)工作的紕漏,影響工作進(jìn)度等;二、校區(qū)多、分布散,每月對(duì)帳時(shí),資產(chǎn)帳管理人員往往要往返校區(qū)之間察看家具倉(cāng)庫(kù)的情況,降低了工作效率;三、倉(cāng)庫(kù)管理員無(wú)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存數(shù)據(jù)庫(kù),僅有資產(chǎn)帳管理員每月對(duì)帳后派發(fā)的紙質(zhì)庫(kù)存報(bào)表,沒(méi)有實(shí)時(shí)體現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存數(shù)量。
2.實(shí)現(xiàn)家具類資產(chǎn)規(guī)范管理
對(duì)家具管理現(xiàn)狀所提出的問(wèn)題,一是提高教職工特別是各部門(mén)主要負(fù)責(zé)人的資產(chǎn)觀念與資產(chǎn)管理意識(shí)。二是進(jìn)一步完善學(xué)校資產(chǎn)管理制度,并嚴(yán)格執(zhí)行資產(chǎn)管理各項(xiàng)制度,促進(jìn)固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化、制度化。三是進(jìn)一步提高資產(chǎn)管理水平,構(gòu)建資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理平臺(tái),實(shí)現(xiàn)家具資產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)監(jiān)管。
通過(guò)建立信息化管理系統(tǒng),運(yùn)用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)集中各校區(qū)家具數(shù)據(jù),對(duì)家具類資產(chǎn)的申購(gòu)、增置、維修、減少、報(bào)廢等申請(qǐng)和審核進(jìn)行開(kāi)放式動(dòng)態(tài)分級(jí)管理。減少辦事過(guò)程中的紙質(zhì)文件,減少教職工因家具資產(chǎn)管理產(chǎn)生的校區(qū)間往返次數(shù),以達(dá)到家具資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)化,信息實(shí)時(shí)化,管理?規(guī)范化。
2.1 數(shù)據(jù)功能
通過(guò)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的家具類資產(chǎn)管理系統(tǒng),擬達(dá)到以下功能:
(1)網(wǎng)絡(luò)審批功能包括各類用戶網(wǎng)上自購(gòu)家具申請(qǐng),自購(gòu)家具審批;網(wǎng)上資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入,資產(chǎn)增置;網(wǎng)上報(bào)廢資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入,資產(chǎn)報(bào)廢審批。倉(cāng)庫(kù)資產(chǎn)分發(fā);舊家具調(diào)劑申請(qǐng),調(diào)劑審批;家具資產(chǎn)配置申請(qǐng)、審核等。
(2)查詢、統(tǒng)計(jì)功能,包括資產(chǎn)信息查詢(按單位查詢、按時(shí)間查詢、按分類查詢、按存放地點(diǎn)查詢等);各單位查詢本單位家具資產(chǎn)信息;管理員所管資產(chǎn)信息查詢;各類申請(qǐng)審核反饋信息查詢。
(3)打印功能,包括各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表打印;資產(chǎn)增置單打印;資產(chǎn)報(bào)廢單打印;資產(chǎn)標(biāo)簽打印。
(4)家具圖片展示及其他擴(kuò)展功能。實(shí)現(xiàn)校內(nèi)局域網(wǎng)歸口管理部門(mén)、各使用單位管理人員依據(jù)賦予的權(quán)限實(shí)時(shí)查詢的要求,實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上數(shù)據(jù)共享,提高了固定資產(chǎn)管理工作的效率。
(5)倉(cāng)庫(kù)管理手段和方法的提高。改進(jìn)后的倉(cāng)庫(kù)家具管理模式類似物流倉(cāng)儲(chǔ),出入庫(kù)信息實(shí)時(shí)顯示,有效掌控庫(kù)存信息。
2.2 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)
數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)關(guān)系到整個(gè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能,其要求信息全面,又要避免過(guò)于繁瑣帶來(lái)的過(guò)度計(jì)算。主要設(shè)計(jì)以下數(shù)據(jù)庫(kù):用戶名稱密碼數(shù)據(jù)庫(kù)、單位代碼數(shù)據(jù)庫(kù)、固定資產(chǎn)增置表數(shù)據(jù)庫(kù)、資產(chǎn)申購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、報(bào)廢資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)、維修記錄信息庫(kù)、家具調(diào)劑信息庫(kù)、分類代碼數(shù)據(jù)庫(kù)、家具圖片庫(kù)等。
2.3 數(shù)據(jù)流程
資產(chǎn)管理過(guò)程中,資產(chǎn)增置和報(bào)廢工作量最大,也較為典型,現(xiàn)以資產(chǎn)增置和報(bào)廢流程為例,列出信息處理的基本流程。
2.3.1 家具類資產(chǎn)增置
資產(chǎn)增置錄入由家具資產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)人員錄入所購(gòu)家具信息,錄入的信息主要有:增置編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、分類編號(hào)、統(tǒng)一編號(hào)、購(gòu)置日期、廠家、入帳日期、存放地點(diǎn)、使用單位、所屬部門(mén)、保管人、單位負(fù)責(zé)人、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、附件、家具圖片等。其中多項(xiàng)信息字段可由系統(tǒng)自動(dòng)生成。信息錄入后數(shù)據(jù)進(jìn)入記錄在固定資產(chǎn)增置信息庫(kù),管理員可在信息管理器中讀取,審核通過(guò)后自動(dòng)生成資產(chǎn)統(tǒng)一編號(hào),數(shù)據(jù)進(jìn)入資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。
2.3.2 家具類資產(chǎn)報(bào)廢
現(xiàn)行的家具類資產(chǎn)報(bào)廢的工作流程如圖2,根據(jù)現(xiàn)流程設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)流程如圖3
家具類資產(chǎn)報(bào)廢報(bào)損的申請(qǐng)應(yīng)當(dāng)由家具所在學(xué)院部門(mén)專職管理員、型號(hào)、規(guī)格、分類號(hào)、統(tǒng)一編號(hào)、購(gòu)置日期、廠家、入帳日期、存放地點(diǎn)、使用單位、所屬部門(mén)、保管人、單位負(fù)責(zé)人、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、附件信息、家具圖片等具體信息。家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)從報(bào)廢報(bào)損申請(qǐng)數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取報(bào)廢申請(qǐng),核實(shí)后審核通過(guò)。審核通過(guò)后的家具從“在用家具數(shù)據(jù)庫(kù)”中劃出,轉(zhuǎn)入“報(bào)廢報(bào)損數(shù)據(jù)庫(kù)”。
3.結(jié)語(yǔ)
通過(guò)對(duì)家具管理現(xiàn)狀的分析,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出可行的解決方案,總結(jié)有以下4點(diǎn):1、各單位需強(qiáng)化資產(chǎn)管理觀念,設(shè)專人管理本單位的家具資產(chǎn)帳和家具使用情況。便于與家具資產(chǎn)歸口管理部門(mén)核對(duì)。2、引入網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái),以便各單位、各流程的信息能及時(shí)傳遞。3、引入合理的倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)和庫(kù)存管理手段,提高家具和倉(cāng)儲(chǔ)空間使用率;4、明晰各流程的程序,減少中間過(guò)程,避免各類錯(cuò)誤的產(chǎn)生,提高管理水平與管理效益。
在目前的條件下,完全使用網(wǎng)絡(luò)化管理還有些難度。在過(guò)渡期間,手工記賬、單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)記賬還將繼續(xù),避免各類數(shù)據(jù)丟失和在新管理方法上產(chǎn)生新問(wèn)題,從而減少家具類固定資產(chǎn)的流失。◆
參考文獻(xiàn):
1.沈滌萍《淺談高校合并后的固定資產(chǎn)管理》 實(shí)驗(yàn)室研究與探索 第24 卷第7 期 p114-115
2.艾寶 崔志恒 張洲《淺談高校辦公家具的信息化管理》科技資訊 2007年第10期p225
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